10 Hal Kecil yang Dapat Anda Lakukan Untuk Menghemat Waktu Di Kantor

10 Hal Kecil yang Dapat Anda Lakukan Untuk Menghemat Waktu Di Kantor – Apakah Anda ingin menghemat waktu di kantor tanpa harus merombak total jadwal atau kalender Anda? Berikut adalah 10 hal yang dapat Anda lakukan untuk mencukur menit dari rutinitas kerja rutin Anda: – time-management-guide.com

10 Hal Kecil yang Dapat Anda Lakukan Untuk Menghemat Waktu Di Kantor

Buat templat dokumen.

Periksa jadwal dan email Anda dari bulan lalu untuk petunjuk tentang dokumen apa yang paling sering Anda gunakan, lalu buat satu set templat untuk item ini. Ide awal meliputi: pertanyaan dan konfirmasi email, proposal, formulir kontak, kontrak, agenda, dek presentasi, agenda, dan laporan keuangan.

Baca Juga : 11 Tips Manajemen Waktu yang Berhasil

Siapkan folder dan filter di kotak masuk email Anda.

Otomatiskan proses penyortiran email dengan menyiapkan berbagai folder dan filter di program email Anda. Anda dapat memfilter email berdasarkan orang (klien, supervisor, rekan kerja, dan vendor), proyek kerja (tugas administratif, pekerjaan internal, pekerjaan klien, dan penelitian), atau langganan email, lalu dikirim dengan tepat ke folder yang benar.

Siapkan agenda mini untuk pertemuan informal.

Manfaatkan pertemuan informal Anda dengan supervisor atau kolega dengan agenda mini. Ini tidak harus berupa dokumen formal, cukup cantumkan item, tugas, pertanyaan, dan masalah yang berbeda yang ingin Anda diskusikan sebelum rapat. Anda tidak hanya akan memiliki panduan praktis untuk rapat Anda, tetapi Anda juga akan memiliki catatan proyek, tugas, dan item yang dibahas.

Menyerahkan tab folder.

Lelah membuang-buang waktu Anda mengutak-atik semua tab plastik kecil yang datang dengan folder gantung? Lepaskan tab kecil itu dan cukup beri label folder manila sendiri. Permudah Anda untuk mengidentifikasi file secara sekilas dengan menggunakan folder manila warna berbeda dan/atau file gantung. Misalnya, Anda mungkin menggunakan folder hijau untuk dokumen keuangan, folder merah untuk proyek saat ini, dan seterusnya.

Simpan sendiri beberapa klik.

Apakah Anda memaksimalkan perangkat kerja Anda? Luangkan waktu sejenak untuk mengatur fungsi panggilan cepat di kantor atau ponsel Anda untuk nomor yang sering dihubungi dan mengatur bookmark di browser internet Anda atau menggunakan layanan bookmark untuk situs yang sering dikunjungi. Demikian juga, jika Anda secara teratur menggunakan aplikasi atau program komputer, pelajari beberapa pintasan keyboard untuk membantu Anda menghemat waktu saat bekerja.

Buat daftar periksa proses atau tugas.

Sederhanakan proses atau tugas rutin dengan membuat daftar periksa item yang harus dilakukan. Ini bisa sangat membantu untuk item yang Anda lakukan setiap bulan atau lebih, seperti menjalankan laporan, mencadangkan file, atau memperbarui item di situs web atau server. Buat catatan dan instruksi terperinci tentang berbagai tugas yang perlu Anda selesaikan untuk proyek Anda.

Baca Juga : 6 Tanda Anda Terlalu Banyak Bekerja

Jauhkan persediaan pembersih dalam jangkauan.

Berhenti membuang-buang waktu Anda memanjat semua perlengkapan kantor di ruang belakang hanya untuk mendapatkan kain debu. Ukir ruang di laci meja, lemari atau rak terdekat dan isi dengan perlengkapan pembersih kantor. Campur dan cocokkan salah satu dari yang berikut dan tentu saja jangan ragu untuk menambahkan persediaan Anda sesuai kebutuhan: kain debu, kemoceng, rol serat, tisu dan pembersih layar komputer, tisu dan/atau gel disinfektan, gulungan handuk kertas, dan pembersih jendela .

Pra-jadwalkan pesanan makan siang online.

Apakah Anda secara teratur memesan makan siang di tempat kerja? Beberapa restoran dan kafe memiliki sistem pemesanan online yang memungkinkan Anda menempatkan dan menjadwalkan pesanan makanan di mana saja dari beberapa hari hingga beberapa minggu sebelumnya. Periksa tempat makan siang favorit Anda untuk melihat apakah mereka menawarkan layanan ini dan selamatkan diri Anda dari kerumitan melakukan pemesanan harian.

Setel pengatur waktu.

Jaga agar rapat kerja tetap pada jalurnya dengan menyetel dan mengikuti pengatur waktu. Anda akan tahu persis berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk bekerja dan berapa banyak waktu yang tersisa untuk Anda di setiap pertemuan Anda. Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan untuk mengatur timer untuk tugas yang berbeda saat Anda bekerja untuk melacak waktu Anda sendiri dengan lebih baik.

Simpan bahan darurat di laci.

Bersiaplah untuk keadaan darurat pada saat itu juga. Kosongkan ruang di laci meja terdekat dan kumpulkan sedikit peralatan darurat termasuk, namun tidak terbatas pada: senter, tongkat pijar, kotak P3K kecil, obat cadangan, payung, radio kecil, baterai cadangan, energi atau batangan granola , dan botol air.