Cara Membuat Jadwal Kerja Yang Sempurna Untuk Tim Anda

Cara Membuat Jadwal Kerja Yang Sempurna Untuk Tim Anda – Jadwal kerja yang sempurna adalah sesuatu yang banyak manajer perjuangkan. Sayangnya, hanya sedikit yang benar-benar mencapainya.

Cara Membuat Jadwal Kerja Yang Sempurna Untuk Tim Anda

time-management-guide – Ini terlepas dari kenyataan bahwa teknologi membuatnya lebih mudah dari sebelumnya untuk merampingkan proses dan melakukannya dengan benar pertama kali.

Baik Anda menggunakan aplikasi penjadwalan online , memiliki alat sendiri seperti Excel, atau mengandalkan metode pena-dan-kertas, ada beberapa poin penting yang perlu diingat.

Poin-poin ini berkisar dari membangun shift di sekitar karyawan terbaik Anda hingga merencanakan yang terburuk hingga menggunakan alat terbaik untuk pekerjaan itu. Artikel ini akan membahas tips untuk membuat jadwal kerja yang sempurna untuk tim Anda.

Sebelum kita dapat mulai membuat jadwal kerja yang sempurna, ada baiknya mempertimbangkan seperti apa produk akhir yang ideal nantinya. Mari kita bahas beberapa hal yang harus dilakukan oleh jadwal kerja bisnis Anda.

Baca Juga : 10 Cara Untuk Meningkatkan Keterampilan Manajemen Waktu Anda 

Fitur Jadwal Kerja Anda Harus Termasuk

Pertama dan terpenting, jadwal kerja Anda perlu memastikan bahwa setiap shift dikelola dengan tepat untuk setiap posisi.

Anda mungkin tidak membutuhkan bartender sama sekali untuk shift makan siang hari kerja, tetapi mungkin Anda membutuhkan tiga orang di belakang bar pada hari Jumat dan Sabtu malam. Selalu dapatkan nomor yang benar.

Untuk melakukan ini, waspadai peristiwa baik lokal maupun nasional yang dapat menyebabkan lonjakan pelanggan yang tidak biasa.

Acara olahraga, konser, festival, dan pertunjukan teater adalah hal-hal yang perlu diperhatikan. Perhatikan juga daftar reservasi. Malam hari biasanya berjalan lambat, tetapi Anda tidak ingin lengah saat ada beberapa reservasi pesta besar pada hari Selasa.

Persyaratan kedua dari jadwal kerja Anda adalah harus benar-benar bebas dari kesalahan. Mungkin sepertinya kami menyatakan yang sudah jelas, tetapi membuat jadwal kerja bukanlah proses yang sederhana.

Jauh lebih mudah untuk membuat kesalahan daripada membuat jadwal kerja yang sempurna. Berikut adalah tiga kesalahan penjadwalan yang paling umum:

  • Penjadwalan ganda seorang karyawan. Katakanlah Anda memiliki seorang karyawan yang bekerja beberapa shift sebagai tuan rumah dan yang lainnya sebagai busser. Pastikan anggota staf seperti ini tidak dijadwalkan dua kali selama slot waktu yang sama.
  • Penjadwalan staf untuk posisi yang salah. Tidak peduli betapa hebatnya seorang juru masak garis dalam pekerjaan mereka, itu tidak berarti mereka tahu cara mengerjakan panggangan. Jangan menjadwalkan karyawan untuk posisi yang mereka belum dilatih untuk melakukannya.
  • Karyawan yang kurang atau terlalu menjadwalkan. Pastikan Anda tidak memberi karyawan paruh waktu terlalu banyak shift. Anggota tim ini mungkin memiliki komitmen lain di luar pekerjaan yang tidak dapat mereka lewatkan.
  • Demikian pula, staf penuh waktu perlu diberikan giliran kerja yang cukup untuk memenuhi kewajiban keuangan mereka. Namun, hindari memberi satu karyawan terlalu banyak shift dalam minggu tertentu. Ini membantu menekan biaya tenaga kerja, karena Anda tidak perlu membayar lebih banyak uang untuk lembur.
  • Jika Anda dapat menghindari tiga kesalahan umum ini, Anda berada di jalur yang benar. Tapi apa lagi yang perlu dilakukan untuk membuat jadwal kerja yang sempurna? Sederhananya, jadwal kerja yang sempurna adalah jadwal yang membuat Anda dan staf Anda senang sambil memaksimalkan efisiensi dan keuntungan. Jadi bagaimana cawan suci jadwal kerja ini dibuat? Mulailah dengan tips yang tercantum di bawah ini.

Kenali Tim Anda

Mengetahui tim Anda mungkin merupakan bagian paling dasar dari membuat jadwal kerja. Sebenarnya, sangat mendasar sehingga Anda mungkin bertanya-tanya mengapa kami repot-repot menyebutkannya.

Kami mengemukakan fakta sederhana bahwa banyak manajer melakukan pekerjaan di bawah standar untuk benar-benar mengenal karyawan mereka.

Baca Juga : Bekerja Lembur, Pro dan Kontra Bagi Pemberi Kerja dan Karyawan

Beberapa bahkan melewatkan langkah ini sepenuhnya. Yang mereka pedulikan hanyalah memastikan ada cukup orang untuk menangani setiap shift.

Jadi mengapa mengetahui tim Anda begitu penting? Karena ini memungkinkan Anda membuat pilihan untuk memajukan kesuksesan bisnis daripada hanya mendapatkan server yang cukup untuk makan siang yang terburu-buru.

Benar-benar mengetahui anggota tim Anda memberi Anda kebebasan dan fleksibilitas untuk memadupadankan keterampilan, kekuatan, kelemahan, dan tipe kepribadian (hanya untuk beberapa nama) untuk menciptakan perubahan yang sempurna untuk situasi apa pun. Untuk mempermudah proses ini, kami sarankan untuk membuat daftar yang mencakup:

  • Nama karyawan
  • Keterampilan yang relevan
  • Sertifikasi
  • Status penuh atau paruh waktu
  • Pembatasan lembur
  • Tipe kepribadian (mis., ramah, tertutup, dll.)
  • Catatan lain yang mungkin berguna bagi Anda (misalnya, efisien, dapat menangani banyak orang, teliti, dll.)

Dengan begitu, ketika Anda mencoba menyusun jadwal, Anda dapat merujuk ke daftar Anda untuk menemukan karyawan yang tepat untuk mengisi lubang di shift yang bagus daripada mencoba mengandalkan ingatan Anda.

Kemudian, saat Anda mempelajari lebih lanjut tentang karyawan Anda, tambahkan ke daftar sehingga Anda mendapatkan gambaran lengkap dari setiap anggota tim. Bahkan daftar dasar sifat dan keterampilan karyawan Anda dapat membuat langkah berikutnya jauh lebih mudah.

Bangun Pergeseran di Sekitar Karyawan Terbaik Anda

Kita semua tahu siapa karyawan terbaik kita. Jika belum, saatnya membuat daftar seperti yang kami sebutkan di atas. Pertimbangkan sifat-sifat seperti efisiensi, kepribadian, pengalaman, dan seberapa baik mereka bekerja dengan orang lain. Setelah Anda memiliki daftar Anda, buatlah shift di sekitar karyawan yang paling cocok untuk waktu itu.

Ini melayani dua tujuan:

Pertama, memastikan bahwa karyawan yang paling cocok untuk setiap shift bekerja kemudian. Jadi, misalnya, karyawan yang paling efisien bekerja saat jam sibuk (makan siang) sedangkan karyawan yang lebih ramah bekerja saat pelanggan cenderung berlama-lama (makan malam).

Itu tidak berarti bahwa Anda tidak menginginkan kemiripan efisiensi dan kepribadian pada setiap shift, tetapi seorang karyawan yang lebih mungkin untuk berdiri dan mengobrol dengan pelanggan selama lima menit mungkin bukan pilihan pertama untuk tengah hari. bergegas.

Tujuan kedua yang dilayani dengan membangun shift di sekitar karyawan terbaik Anda adalah bahwa Anda tahu bahwa Anda memiliki inti pengalaman yang dapat diandalkan oleh karyawan lain.

Seorang karyawan yang berpengalaman dapat dengan cepat meningkatkan kualitas shift karena karyawan lain yang kurang berpengalaman memperhatikan, belajar, dan naik ke standar yang lebih tinggi.

Hal ini berlaku untuk karyawan baru yang masih dalam pelatihan, serta karyawan baru yang telah berhasil melalui pelatihan tetapi masih mempelajari dasar-dasarnya. Menggabungkan beberapa karyawan terbaik Anda dengan beberapa karyawan baru Anda adalah cara yang bagus untuk menciptakan stabilitas di semua shift.

Tetapkan Metode Komunikasi Seluruh Tim

Komunikasi penting untuk bisnis apa pun. Tetapi di industri restoran dan ritel, ini bisa berarti perbedaan antara memiliki cukup karyawan untuk bekerja pada shift dan kekurangan staf. Menetapkan metode komunikasi seluruh tim memudahkan Anda dan karyawan Anda untuk mengetahui secara pasti di mana mencari jadwal kerja Anda.

Tidak ada lagi pencarian melalui email, pesan instan, dan aplikasi SMS untuk menemukan jadwal kerja terbaru atau permintaan waktu istirahat yang Anda butuhkan. Semua orang menggunakan alat yang sama sehingga semua orang berada di halaman yang sama.

Jika Anda belum melakukannya, segera siapkan metode komunikasi seluruh tim ini. Dengan kebanyakan orang menggunakan ponsel cerdas akhir-akhir ini, taruhan terbaik Anda adalah memilih metode yang memanfaatkan teknologi omni-present ini. Mengirim pesan teks adalah salah satu metode tersebut. Pesan instan adalah hal lain.