Meningkatkan Keterampilan Manajemen Waktu Anda

Meningkatkan Keterampilan Manajemen Waktu Anda – Project creep, deadline tergelincir, dan daftar tugas yang rasanya memakan waktu semakin lama setiap hari pengalaman ini terlalu umum baik dalam kehidupan maupun pekerjaan.

Meningkatkan Keterampilan Manajemen Waktu Anda

time-management-guide – Dengan musim resolusi tahun baru di depan kita, banyak orang dengan berani mencoba memenuhi tujuan untuk “mengelola waktu dengan lebih baik,” “menjadi lebih produktif,” dan “fokus pada apa yang penting.”

Tujuan pengembangan seperti ini memang penting untuk kesuksesan karir. Tidak terlihat lagi dari survei skala besar yang secara rutin menemukan keterampilan manajemen waktu di antara keterampilan tenaga kerja yang paling diinginkan, tetapi pada saat yang sama di antara keterampilan yang paling langka untuk ditemukan.

Jadi bagaimana kita menjadi manajer waktu yang lebih baik? Tentu saja tidak ada kekurangan saran — buku dan blog, peretasan dan aplikasi, semuanya dibuat untuk meningkatkan manajemen waktu dengan sekumpulan alat yang siap digunakan.

Baca Juga : 20 Tips Manajemen Waktu untuk Profesional

Namun, kenyataan yang paling membuat frustrasi bagi individu yang mencoba meningkatkan manajemen waktu mereka adalah bahwa tidak peduli seberapa efektif alat ini dirancang, mereka tidak mungkin berfungsi. Sederhananya, alat-alat ini menganggap keahlian yang mendasari seseorang, tetapi keterampilan yang terdiri dari manajemen waktu mendahuluiefektivitas alat atau aplikasi apa pun.

Misalnya, apakah ada orang yang benar-benar berharap bahwa membeli satu set pisau yang bagus, peralatan dapur kelas atas, dan bahan-bahan segar akan langsung membuat seseorang menjadi koki bintang lima? Tentu tidak. Demikian pula, menggunakan aplikasi penjadwalan tanpa keterampilan manajemen waktu prasyarat tidak mungkin menghasilkan hasil manajemen waktu yang positif.

Untungnya, ada banyak penelitian yang menggali keterampilan yang mendasari manajemen waktu. Di sini, manajemen waktu didefinisikan sebagai proses pengambilan keputusan yang menyusun, melindungi, dan menyesuaikan waktu seseorang dengan perubahan kondisi lingkungan. Tiga keterampilan khusus yang memisahkan kesuksesan manajemen waktu dari kegagalan:

  • Kesadaran : berpikir realistis tentang waktu Anda dengan memahami bahwa itu adalah sumber daya yang terbatas.
  • Pengaturan : merancang dan mengatur tujuan, rencana, jadwal, dan tugas Anda untuk menggunakan waktu secara efektif.
  • Adaptasi : memantau penggunaan waktu Anda saat melakukan aktivitas, termasuk menyesuaikan diri dengan interupsi atau mengubah prioritas.

Dari ketiga keterampilan ini, pengaturan mungkin yang paling familiar, terutama mengingat sebagian besar aplikasi dan peretasan berurusan dengan penjadwalan dan perencanaan. Namun, tidak ada pengakuan luas yang sama tentang kesadaran dan keterampilan adaptasi.

Hal ini menimbulkan pertanyaan kunci tentang bagaimana keterampilan ini dimainkan dari perspektif perkembangan: Apakah mereka sama pentingnya? Apakah ada yang lebih sulit untuk dikuasai orang? Dan, apakah ada yang lebih langka dari yang lain?
Mengukur Keterampilan Manajemen Waktu

Untuk menjawab pertanyaan ini, saya memeriksa hasil dari lebih dari 1.200 orang yang berpartisipasi dalam simulasi mikro 30 menit yang dirancang untuk menilai keterampilan manajemen waktu secara objektif.

Peserta diberi peran sebagai desainer lepas, dan mereka harus mengelola tugas dan hubungan dengan klien dan kolega dalam platform komunikasi lengkap dengan email, pesan instan, file cloud drive, dan sebagainya.

Masalah yang harus mereka hadapi termasuk menangani konflik penjadwalan, memprioritaskan permintaan klien, dan memutuskan bagaimana menggunakan (atau tidak menggunakan) waktu mereka.

Bukti mengungkapkan beberapa temuan menarik.

Pertama, ketiga keterampilan itu sama pentingnya bagi kinerja manajemen waktu secara keseluruhan. Oleh karena itu, hanya meningkatkan penjadwalan dan perencanaan seseorang (yaitu, keterampilan pengaturan) mengabaikan dua pertiga kompetensi yang dibutuhkan untuk mengelola waktu secara efektif.

Ini mungkin menjelaskan mengapa sangat mengecewakan untuk mencoba alat baru dan kemudian merasa seperti kita tidak pernah benar-benar menggerakkan jarum untuk menjadi manajer waktu yang hebat secara keseluruhan.

Kedua, orang-orang yang paling berjuang dengan kesadaran dan keterampilan adaptasi, di mana skor penilaian rata-rata 24 persen lebih rendah daripada keterampilan pengaturan.

Bukti ini menunjukkan bahwa kesadaran dan adaptasi bukan hanya keterampilan yang lebih langka, tetapi lebih sulit untuk berkembang secara alami tanpa intervensi langsung. Selain itu, keterampilan kesadaran adalah pendorong utama seberapa baik orang menghindari penundaan dan keterampilan adaptasi adalah pendorong utama seberapa baik mereka memprioritaskan kegiatan.

Ketiga, hasilnya bertentangan dengan peringatan populer tentang manfaat atau kerugian dari multitasking. Sebuah survei setelah simulasi menanyakan bagaimana perasaan responden tentang multitasking. Bukti mengungkapkan bahwa preferensi mereka untuk multitasking (apa yang disebut akademisi sebagai “polikronisitas”) sebenarnya tidak terkait dengan keterampilan manajemen waktu.

Seberapa baik atau buruk orang mengatur waktu mereka tidak ada hubungannya dengan preferensi mereka untuk melakukan banyak tugas. Jadi, perhatian ekstensif yang begitu sering diberikan pada multitasking oleh mereka yang menawarkan trik manajemen waktu sepertinya tidak akan menghasilkan kesuksesan yang nyata.

Keempat, buktinya sangat jelas bahwa orang sama sekali tidak akurat dalam mengevaluasi kemampuan manajemen waktu mereka sendiri. Misalnya, kurang dari 1% penilaian diri orang yang tumpang tindih dengan skor keterampilan objektif mereka.

Selain itu, penilaian diri hanya menyumbang sekitar 2% dari perbedaan dalam keterampilan manajemen waktu yang sebenarnya. Hasil ini menggemakan penelitian sebelumnya tentang kurangnya kesadaran diri yang akurat mengenai kompetensi mereka dan bagaimana hal ini menghambat perubahan dan pengembangan kepemimpinan .

Cara Meningkatkan Keterampilan Manajemen Waktu Anda

Jadi, bagaimana cara terbaik orang mempersiapkan diri untuk menjadi manajer waktu yang lebih baik? Melakukannya terlebih dahulu membutuhkan mencari tahu di mana harus fokus. Menyelam lebih dalam ke tingkat keahlian Anda saat ini adalah satu-satunya cara asli untuk menjawab pertanyaan ini. Ada tiga langkah yang dapat Anda ambil untuk meningkatkan upaya perbaikan Anda.

Bangun kesadaran diri yang akurat tentang keterampilan manajemen waktu Anda. Ini dapat dicapai dengan menggunakan penilaian objektif seperti simulasi mikro , mencari umpan balik dari orang lain seperti rekan kerja atau bos, atau menetapkan dasar perilaku yang dapat digunakan untuk mengukur peningkatan.

Kenali bahwa preferensi itu penting, tetapi bukan cara Anda berpikir. Kesadaran diri akan preferensi atau kepribadian seseorang yang terkait dengan manajemen waktu, seperti multitasking atau proaktif, dapat memperdalam pemahaman tentang di mana Anda mungkin berjuang karena upaya perubahan Anda bertentangan dengan kebiasaan yang ada. Tapi ingat bahwa keterampilan, bukan kepribadian, adalah atribut pribadi yang paling mudah dibentuk dan memberikan ROI terbesar pada upaya perbaikan diri.

Identifikasi dan prioritaskan keterampilan yang perlu Anda tingkatkan. Meskipun ini terdengar jelas, poin kunci di sini adalah untuk menghindari perbaikan diri yang “dalam inci, tetapi lebar satu mil,” di mana upaya menyebar terlalu tipis di terlalu banyak kebutuhan. Yang terbaik adalah memprioritaskan pengembangan keterampilan Anda, dengan fokus pada kebutuhan keterampilan yang paling mendesak terlebih dahulu dan kemudian beralih ke yang berikutnya.

Ada sejumlah taktik berbasis bukti untuk meningkatkan keterampilan manajemen waktu. Di bawah ini adalah beberapa contoh. Sekali lagi, penting untuk dipahami bahwa taktik adalah untuk mengembangkan keterampilan dasar Anda, yang pada akhirnya akan meningkatkan manajemen waktu Anda. Menerapkan taktik ini secara sederhana bukanlah tujuan akhir.

Mengembangkan keterampilan kesadaran. Efektivitas berbeda dari efisiensi, dengan efektivitas adalah tentang melakukan sesuatu dengan baik dan efisiensi adalah tentang melakukan sesuatu dengan cepat. Keduanya kritis. Mengejar efisiensi untuk kepentingannya sendiri adalah kontra-produktif.

  • Temukan waktu kinerja puncak Anda. Bagi hari biasa Anda menjadi tiga hingga empat slot waktu dan, selama seminggu, urutkan slot ini dari yang paling produktif hingga yang paling tidak produktif (paling produktif adalah kinerja puncak).
  • Perlakukan waktu Anda seperti itu uang. Buat anggaran waktu yang merinci bagaimana Anda menghabiskan waktu selama seminggu biasa. Kategorikan waktu menjadi waktu tetap (“harus melakukan”) dan waktu bebas (“ingin melakukan”).
  • Coba pengaturan waktu. Catat berapa lama Anda telah menghabiskan tugas dengan tenggat waktu yang sangat jelas, bukan berapa banyak waktu yang tersisa.
  • Evaluasi seberapa realistis Anda menilai waktu. Setelah menyelesaikan sebuah proyek, evaluasi berapa lama waktu yang Anda pikir akan dibutuhkan dan berapa lama waktu yang dibutuhkan.
  • Ambil “perspektif waktu masa depan.” Pikirkan tentang bagaimana tugas yang Anda lakukan saat ini akan membantu atau merugikan Anda di masa depan (misalnya, bagaimana tugas proyek hari ini memengaruhi tugas minggu depan?).
  • Hindari “kekeliruan biaya hangus.” Ketika Anda berpikir Anda mungkin menghabiskan terlalu banyak waktu untuk suatu kegiatan, mundurlah dan evaluasi kepentingannya (misalnya, seberapa berharga hasilnya, siapa yang akan terpengaruh jika selesai atau tidak selesai, dll.)

Mengembangkan keterampilan pengaturan. Tugas yang tidak biasa tetapi penting seringkali memiliki kurva belajar yang lebih curam dan persyaratan waktu yang lebih tidak terduga. Mengembangkan keterampilan pengaturan bukan tentang mengatur pekerjaan Anda untuk mengendalikan hidup Anda dengan lebih baik ini tentang mengendalikan hidup Anda, kemudian menyusun pekerjaan Anda di sekitarnya.

  • Memprioritaskan kegiatan dan kewajiban. Tidak cukup hanya dengan membuat daftar tugas, daftar tugas, dan rapat Anda.
  • Hindari “efek urgensi belaka.” Urgensi dan kepentingan adalah konsep yang terkait tetapi berbeda; tugas-tugas mendesak memerlukan tindakan segera, sedangkan tugas-tugas penting memiliki konsekuensi yang lebih signifikan dan jangka panjang. Tugas yang sifatnya mendesak dan penting harus diselesaikan terlebih dahulu.
  • Gunakan aplikasi kalender. Catat tanggal jatuh tempo untuk tugas dan janji — dan lakukan ini segera saat direncanakan atau diminta. Label atau entri kode warna (misalnya, pekerjaan, sekolah, kehidupan, dll.).
  • Jadwalkan waktu yang dilindungi. Buat janji temu kalender dengan diri Anda sendiri untuk memastikan waktu tanpa gangguan untuk mendedikasikan diri pada proyek terpenting Anda.
  • Mengurangi kesalahan penilaian yang terlalu rendah. Saat menyusun rencana, mintalah umpan balik dari pihak netral tentang perkiraan kebutuhan waktu Anda.
  • Cobalah tujuan setengah ukuran. Ketika berjuang untuk mencapai tujuan yang tampaknya terlalu menantang, tetapkan versi tujuan yang tidak terlalu sulit.

Mengembangkan keterampilan adaptasi. Keterampilan ini diuji dan dikembangkan dalam situasi yang secara alami melibatkan tekanan tinggi dan terkadang bahkan krisis tantangannya adalah menangani situasi seperti itu tanpa menjadi kesal, cemas, atau terganggu.

  • Coba “kebiasaan menumpuk.” Kaitkan perilaku manajemen waktu Anda dengan kebiasaan yang sudah Anda tunjukkan (misalnya, lacak kemajuan harian setiap malam saat Anda duduk untuk makan malam).
  • Gunakan upaya singkat. Ketika tugas tampak berlebihan, lakukan upaya maksimal selama interval 15 hingga 30 menit untuk membantu menghindari penundaan.
  • Bereksperimenlah dengan aplikasi pelacak waktu atau daftar periksa. Ingat manfaat harus melebihi biaya saat menggunakan alat ini. Keuntungan harus lebih besar daripada waktu yang dihabiskan menggunakan aplikasi.
  • Jangan menjadi “kikir pengingat”. Pengingat harus memiliki penjelasan atau deskripsi terperinci, bukan satu atau dua kata yang gagal menggambarkan pentingnya tugas, kualitas yang diharapkan, dan sebagainya.
  • Buat rencana darurat. Pikirkan tentang skenario kasus terbaik/terburuk ketika Anda menguraikan kemungkinan hasil dari rencana Anda.
  • Berusahalah untuk mengurangi pemborosan waktu. Buat slot waktu jangan ganggu dan blokir situs media sosial selama waktu kerja kritis.

Di musim introspeksi pribadi ini, mengapa meningkatkan manajemen waktu tetap menjadi tujuan yang gigih dan abadi bagi banyak dari kita? Ironisnya, kita perlu menjadi pengelola waktu yang lebih baik dari upaya kita sendiri untuk meningkatkan manajemen waktu untuk memprioritaskan upaya pengembangan kita.

Jalan ini dimulai dengan berpaling dari perbaikan cepat yang memikat dan alih-alih menilai dan membangun keterampilan manajemen waktu kita yang mendasar sebelum resolusi tahun baru lainnya mencapai pembubarannya.