10 Cara Untuk Menghemat Waktu di Tempat Kerja – Seringkali terasa seperti tidak ada cukup waktu dalam sehari untuk menyelesaikan semuanya. Dapatkan kembali waktu berharga Anda dengan bekerja lebih cerdas, bukan lebih lama, dengan tips menghemat waktu yang bermanfaat ini

10 Cara Untuk Menghemat Waktu di Tempat Kerja

time-management-guide.com – Pekerja Inggris berada di bawah tekanan waktu lebih dari sebelumnya; menurut survei tahun 2017 oleh TotalJobs , dua pertiga (68%) pekerja Inggris melewatkan istirahat makan siang mereka karena terlalu banyak yang harus dilakukan atau harus berurusan dengan tugas-tugas mendesak yang tidak terduga. Berikut adalah 10 cara untuk menghemat waktu di tempat kerja dan menjadi lebih produktif – memberi Anda lebih banyak ruang dan energi untuk fokus pada prioritas yang benar-benar penting.

Baca Juga : Pentingnya Manajemen Waktu: Untuk Meningkatkan Produktivitas Anda

1. Berikan tugas dan orang-orang perhatian penuh Anda

Perhatian manusia adalah sumber daya yang terbatas bukan yang tidak terbatas. Ketika kita melebarkan perhatian kita untuk fokus pada banyak hal sekaligus, kita kurang mampu menyerap detail dari semua hal yang kita coba dengarkan atau baca. Jadi, lain kali Anda mengerjakan proyek, menghadiri rapat, atau menelepon, lakukan yang terbaik untuk membatasi gangguan lain terutama email, media sosial, dan internet dan fokus hanya pada tugas atau percakapan yang ada.

Anda akan menyelesaikan tugas lebih cepat, dan lebih mampu berkontribusi dalam diskusi atau mempelajari informasi berharga mencegah Anda perlu kembali dan mengajukan pertanyaan nanti. Seiring waktu, belajar untuk memusatkan perhatian Anda pada tugas dan orang-orang dapat benar-benar meningkatkan produktivitas Anda.

2. Sesuaikan jam kerja Anda

Dengan semakin banyak staf kantor yang sebelumnya bekerja dari jarak jauh , ada lebih banyak ruang bagi Anda untuk melenturkan jam kerja agar sesuai dengan preferensi dan gaya hidup kerja Anda. Jika Anda seorang ‘lark’ yang suka menyelesaikan sesuatu di pagi hari, mengapa tidak menyesuaikan jam kerja Anda – mulai pukul 8 pagi atau bahkan 07:30, tergantung pada perjalanan Anda dan jam kerja inti organisasi Anda memerlukan?

Demikian pula, jika Anda lebih suka tidur malam yang lebih suka berbaring di pagi hari, pertimbangkan untuk mulai bekerja pada pukul 09:30 atau 10 pagi. Menyeimbangkan jam Anda ke waktu yang lebih sesuai dengan preferensi Anda benar-benar dapat membantu meningkatkan tingkat produktivitas Anda. Jika Anda berbasis di kantor, Anda mungkin juga menemukan lebih sedikit gangguan dengan bekerja dengan jam kerja yang fleksibel, sehingga meningkatkan produktivitas Anda lebih jauh.

3. Kurangi perjalanan Anda

Perjalanan harian adalah salah satu penyebab terbesar pekerja Inggris membuang-buang waktu. Menurut data yang dirilis oleh TUC pada tahun 2019 , perjalanan tahunan pekerja naik 21 jam dibandingkan satu dekade sebelumnya. Perjalanan harian rata-rata (gabungan dari dan ke tempat kerja) hampir 59 menit per pekerja, dengan warga London menderita perjalanan harian terlama 1 jam 19 menit.

Selain membuang-buang waktu, sumber stres, dan, bagi banyak penumpang, menjadi biaya yang signifikan, perjalanan pulang pergi juga buruk bagi keterlibatan karyawan. Sebuah studi tahun 2017 oleh University of the West of England menemukan bahwa setiap menit ekstra bepergian ke dan dari tempat kerja berdampak negatif pada kepuasan kerja dan kesehatan mental – dengan tambahan 10 menit perjalanan sekali jalan diperkirakan setara dengan £340. turunnya pendapatan bulanan.

4. Otomatiskan tugas sebanyak mungkin

Saat Anda memiliki banyak hal, adalah ide cerdas untuk membiarkan teknologi mengambil beban sebanyak mungkin. Baik itu menyiapkan aturan untuk memfilter kotak masuk email Anda , atau mengotomatiskan tugas admin yang menghabiskan banyak waktu melalui perangkat lunak SDM , selalu perlu ditelusuri jika Anda menggunakan alat digital yang ada secara penuh, atau jika ada solusi yang lebih canggih di pasar yang dapat membuat perbedaan yang signifikan pada beban kerja Anda.

5. Bersikaplah kejam dengan daftar tugas Anda

Ketika manajer dan kolega meminta bantuan Anda, mungkin sulit untuk mengatakan ‘tidak’ atau ‘tidak segera’. Anda harus kejam dalam mengatur dan memprioritaskan daftar tugas Anda. Gunakan aplikasi, seperti Trello atau Evernote, untuk terus memantau proyek  menetapkan tenggat waktu, daftar periksa, pencapaian, dan pengingat agar Anda tetap di jalur jika perlu.

Juga secara teratur tinjau semua tugas di daftar tugas Anda; apakah semuanya masih berlaku? Adakah yang bisa didelegasikan kepada orang lain? Apakah ada yang tidak diperlukan lagi? Saat mempertimbangkan tugas atau proyek, pikirkan: apakah itu mendesak? Apakah itu penting? Jika jawaban untuk kedua pertanyaan itu adalah ‘tidak’, maka Anda seharusnya tidak mengerjakannya.

6. Beristirahatlah untuk menjaga tingkat energi Anda tetap tinggi

Mungkin tampak kontra-intuitif untuk merekomendasikan agar Anda lebih sering beristirahat untuk menghemat waktu di tempat kerja, tetapi istirahat secara teratur akan membantu menjaga tingkat energi Anda tetap tinggi dan perhatian Anda terfokus pada tugas yang ada.

Beristirahatlah terlalu sedikit dan Anda mungkin akan menemukan diri Anda tergelincir ke dalam kebiasaan buruk  seperti menjelajahi media sosial  jadi mengapa tidak membiarkan diri Anda istirahat dan melakukan sesuatu yang lebih bermanfaat atau sehat, seperti menikmati sepotong buah segar, check-in dengan rekan kerja, atau menghirup udara segar di luar?

7. Jangan menghadiri pertemuan demi mereka

Berapa proporsi pertemuan yang Anda undang yang sebenarnya perlu Anda hadiri – jujur? Salah satu cara yang bagus untuk membuka kalender Anda dan menghemat waktu di tempat kerja adalah dengan mulai menunda rapat yang sebenarnya tidak perlu Anda hadiri  rapat yang tidak memerlukan masukan Anda, atau rapat yang, sejujurnya, dapat menjadi email daripada rapat.

Jika Anda mengadakan rapat, pastikan ada tujuan dan agenda yang tulus; ini tidak hanya akan membantu Anda menghemat waktu, tetapi Anda juga akan menunjukkan bahwa Anda juga menghargai waktu orang lain. Tip lain untuk menghemat waktu yang dihabiskan untuk rapat adalah dengan mengubah lama rapat default di kalender online Anda  seringkali, ini adalah 30 menit, tetapi mungkin sebagian besar janji Anda dapat diselesaikan hanya dalam 20 menit? Cobalah bereksperimen dengan durasi pertemuan yang berbeda,

8. Tentukan waktu ‘aliran’ dan waktu ‘kolaborasi’

Kita telah melihat bahwa perhatian manusia terbatas. Kendalikan lebih lanjut waktu Anda di tempat kerja dengan menetapkan waktu di kalender Anda untuk ‘mengikuti alur kerja’ dan berkonsentrasi secara mendalam pada proyek dan tugas, dan periode waktu lain ketika Anda tersedia untuk kolaborasi dan percakapan.

Ini sangat penting saat menggunakan alat komunikasi seperti fungsi obrolan  dengan jendela Slack atau Microsoft Teams Anda terbuka sepanjang waktu, sangat mudah untuk digagalkan oleh kolega, manajer lini, atau bawahan langsung yang ‘hanya memiliki pertanyaan singkat ‘  dan kemudian 30 menit kemudian Anda berjuang untuk mengingat di mana Anda tinggalkan.

Baca Juga : Penelitian Mengatakan Kita Perlu Bekerja Lebih Cerdas, Bukan Lebih Keras

Mendefinisikan batasan Anda, dan benar-benar berpegang teguh pada mereka, adalah kerja keras – tetapi dalam jangka panjang, harus membayar dividen dalam hal kemampuan Anda untuk melakukan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat.

9. Berkas rapi, pikiran rapi

Apakah meja Anda – baik meja fisik Anda, atau meja virtual Anda (atas) – kondusif untuk bekerja? Apakah Anda memiliki alat dan informasi yang Anda butuhkan di ujung jari Anda? Jika tidak, Anda bisa membuang waktu berharga setiap hari untuk mencari file dan data.

Ini adalah tugas yang tidak menyenangkan, tetapi menginvestasikan beberapa jam untuk menyiapkan sistem pengarsipan digital yang kuat (untuk dokumen dan email Anda), dan kemudian merapikan ‘dokumen’ digital Anda sesuai dengan sistem ini, akan membuat Anda siap untuk kesuksesan di masa depan.

Agar sistem seperti itu berfungsi, mereka harus mudah diikuti: membuatnya terlalu rumit dan sangat kecil kemungkinannya Anda akan tetap menggunakan sistem baru Anda untuk waktu yang lama. Anda juga harus memikirkan bagaimana Anda memberi nama file,

10. Akhiri hari Anda dengan rencana

Jika Anda ingin memulai hari kerja Anda dengan menetapkan daftar tujuan untuk hari itu, maka waktu untuk membuat daftar itu adalah malam sebelumnya. Luangkan waktu lima menit di akhir hari kerja untuk mencatat hal-hal penting yang mungkin Anda lupakan (atau tanpa henti memikirkannya) sebelum Anda membuka laptop berikutnya, serta beberapa prioritas utama untuk hari berikutnya. Ini akan membantu Anda langsung bekerja, dan Anda akan dapat fokus pada apa yang Anda yakini penting daripada dilacak oleh email apa pun yang mungkin telah tiba di kotak masuk Anda dalam periode intervensi.