Strategi Untuk Manajemen Waktu Yang Lebih Baik

Strategi Untuk Manajemen Waktu Yang Lebih Baik – Istilah Manajemen Waktu adalah keliru. Anda tidak dapat mengatur waktu Anda mengelola peristiwa dalam hidup Anda dalam waktu. Anda mungkin menginginkan lebih banyak waktu, tetapi Anda hanya mendapatkan 24 jam, 1.440 menit, atau 86.400 detik setiap hari.

Strategi Untuk Manajemen Waktu Yang Lebih Baik

time-management-guide – Bagaimana Anda menggunakan waktu itu tergantung pada keterampilan yang dipelajari melalui analisis diri, evaluasi, dan pengendalian diri.

Baca Juga : Bagaimana Cara Mengatur Waktu Kerja Kita Lebih Pendek

Sama seperti uang, waktu sangat berharga dan terbatas. Itu harus dilindungi, digunakan dengan bijak, dan dianggarkan.

Orang yang berlatih teknik manajemen waktu yang baik sering kali menemukan bahwa mereka:

  • Lebih produktif.
  • Memiliki lebih banyak energi untuk hal-hal yang perlu mereka capai.
  • Merasa kurang stres.
  • Memiliki lebih banyak waktu luang untuk melakukan hal-hal yang mereka inginkan.
  • Selesaikan lebih banyak hal.
  • Berhubungan lebih positif dengan orang lain.
  • Merasa lebih baik tentang diri mereka sendiri. (Dodd dan Subdheim, 2005)

Menemukan strategi manajemen waktu yang paling sesuai untuk Anda bergantung pada kepribadian Anda, kemampuan untuk memotivasi diri sendiri, dan tingkat disiplin diri. Dengan memasukkan beberapa, atau semua sepuluh strategi di bawah ini, Anda dapat mengatur waktu Anda dengan lebih efektif.

Ketahui Bagaimana Anda Menghabiskan Waktu Anda

Catatan waktu adalah cara yang berguna untuk menentukan bagaimana Anda menggunakan waktu Anda. Catat apa yang Anda lakukan dalam interval 15 menit selama satu atau dua minggu. Evaluasi hasilnya:

  • Apakah semua yang perlu Anda lakukan sudah selesai?
  • Tugas mana yang membutuhkan waktu paling banyak?
  • Jam berapa Anda paling produktif?
  • Di mana sebagian besar waktu Anda dicurahkan (yaitu pekerjaan, keluarga, pribadi, rekreasi)?

tugas Anda yang paling tepat waktu dan menentukan apakah Anda menentukan waktu Anda dalam kegiatan yang penting dapat membantu Anda menentukan tindakan. Memiliki pemahaman yang baik tentang yang dibutuhkan untuk tugas-tugas rutin dapat membantu Anda lebih realistis dalam merencanakan dan memperkirakan banyak yang tersedia untuk kegiatan lain. Banyak aplikasi yang tersedia untuk membantu Anda melacak waktu Anda, seperti yang disebutkan dalam Strategi 3.

Tetapkan Prioritas

Mengatur waktu Anda secara efektif membutuhkan perbedaan antara apa yang penting dan apa yang mendesak (MacKenzie, 1990). Para ahli mewajibkan bahwa tugas yang paling penting biasanya bukan tugas yang paling mendesak.

Namun, kita cenderung membiarkan tugas-tugas mendesak mendominasi hidup kita. Covey, Merrill, dan Merrill (1994) mengkategorikan aktivitas ke dalam empat kuadran dalam Matriks Manajemen Waktu mereka: mendesak, tidak mendesak, penting, dan tidak penting.

Sedangkan kegiatan yang mendesak dan penting harus dilakukan, Covey et al. menyarankan lebih sedikit waktu untuk kegiatan yang tidak penting untuk mendapatkan waktu untuk kegiatan yang tidak mendesak tetapi penting.Berfokus pada aktivitas penting ini memungkinkan Anda untuk mendapatkan kontrol yang lebih besar atas waktu Anda dan dapat mengurangi jumlah tugas penting yang menjadi mendesak.

Membuat daftar “yang harus dilakukan” adalah cara mudah untuk memprioritaskan. Apakah Anda memerlukan daftar harian, harian, atau bulanan tergantung gaya hidup Anda. Berhati-hatilah agar pembuatan daftar tidak lepas kendali. Buat daftar tugas yang dapat dikelola daripada tujuan atau rencana multi-langkah.

Beri peringkat item pada daftar “yang harus dilakukan” dalam urutan prioritas (penting dan mendesak). Anda dapat memilih untuk mengelompokkan item dalam kategori seperti prioritas tinggi, prioritas sedang, atau prioritas rendah beri nomor secara berurutan atau menggunakan sistem kode warna.

Tujuannya bukan untuk sebagian besar item, tetapi untuk item dengan prioritas tertinggi (MacKenzie, 1990). Daftar “yang harus dilakukan”yang diprioritaskan memungkinkan Anda menetapkan batasan sehingga Anda mengatakan “tidak” untuk kegiatan yang mungkin menarik atau memberikan rasa dapat tetapi tidak sesuai dengan prioritas dasar Anda.

Gunakan Alat Perencanaan

Pakar manajemen waktu merekomendasikan penggunaan alat perencanaan pribadi untuk meningkatkan produktivitas Anda. alat perencanaan pribadi termasuk perencana, kalender, aplikasi telepon, bagan dinding, kartu indeks, buku harian saku, dan buku catatan. Menuliskan tugas, jadwal, dan hal-hal yang perlu diingat dapat membuat pikiran Anda untuk fokus pada prioritas Anda. Pelajar auditori mungkin lebih suka mendikte pikiran mereka. Kuncinya adalah menemukan satu alat perencanaan yang sesuai untuk Anda dan menggunakan alat itu secara konsisten.

Saat menggunakan alat perencanaan:

  • Selalu catat informasi Anda pada alat itu sendiri. Mencatat catatan di tempat lain yang harus ditransfer kemudian tidak efisien dan membuang lebih banyak waktu.
  • Tinjau alat perencanaan Anda setiap hari.
  • Simpan daftar prioritas Anda dalam alat perencanaan Anda dan sering-seringlah merujuknya.
  • Tetap sinkronkan alat perencanaan. Jika Anda menyimpan lebih dari satu, pastikan ponsel, komputer, dan alat perencanaan kertas Anda cocok.
  • Jauhkan sistem cadangan.

Aplikasi di ponsel Anda bisa menjadi alat perencanaan yang hebat. Aplikasi biasanya termasuk dalam salah satu kategori berikut:

  • Pelacak Waktu – Pengetahuan kesadaran tentang bagaimana Anda waktu waktu Anda.
  • Penghemat Waktu – Tingkatkan produktivitas dan hentikan kebiasaan membuang-buang waktu.
  • Manajer Tugas – Memprioritaskan dan mengatur tugas untuk meningkatkan manajemen waktu.
  • Pengembang Kebiasaan – Ciptakan kebiasaan sehat untuk mendorong manajemen waktu.

Terorganisir

Disorganisasi menyebabkan manajemen waktu yang buruk. Penelitian telah menunjukkan bahwa memiliki dampak negatif yang kuat pada kesejahteraan yang dirasakan (Roster, 2016). Untuk meningkatkan manajemen waktu kita,aturlah.

Siapkan tiga kotak (atau sudut ruangan) berlabel “Simpan”, “Berikan”, dan “Lempar”. Urutkan item ke dalam kotak-kotak ini. Buang item di kotak “Lempar” Anda. Kotak “Give Away” Anda mungkin berisi barang-barang yang ingin Anda jual, sumbangkan, atau buang.

Langkah selanjutnya adalah meningkatkan waktu yang Anda habiskan untuk memproses informasi. Misalnya, tugas seperti email dapat sepanjang hari Anda. Untuk memerangi waktu yang terbuang, menggunakan sistem email organisasi yang memungkinkan Anda memproses informasi di setiap email seefisien mungkin. Gunakan folder, penandaan, atau sistem kode warna untuk melacak apa.

Jadwalkan dengan Tepat

Penjadwalan lebih dari rapat mencatat apa yang harus dilakukan (misalnya, dan janji temu). Pastikan untuk membangun tepat waktu untuk hal-hal yang ingin Anda lakukan. Penjadwalan yang efektif mengharuskan Anda mengenal diri sendiri. Catatan waktu Anda akan membantu Anda Mengidentifikasi waktu saat Anda paling produktif dan waspada. Rencanakan tugas Anda yang paling menantang ketika Anda memiliki energi paling banyak. Blokir waktu untuk aktivitas prioritas Anda terlebih dahulu dan lindungi waktu itu dari gangguan.

Jadwalkan tugas-tugas kecil seperti menyusun email, membuat daftar belanjaan, membaca, menonton webinar, atau mendengarkan podcast untuk perjalanan jauh atau saat menunggu panggilan atau janji temu. Memanfaatkan apa yang sebaliknya akan menjadi waktu yang hilang. Hindari aktivitas yang tidak produktif, seperti bermain game atau scrolling media sosial. Batasi waktu yang dijadwalkan hingga sekitar tiga perempat hari Anda untuk memungkinkan kegiatan kreatif seperti perencanaan, mimpi, dan pemikiran.

Rezim Waktu Kerja dan Keseimbangan Kehidupan Kerja di Eropa

Rezim Waktu Kerja dan Keseimbangan Kehidupan Kerja di Eropa – Pengorganisasian waktu dan tempat kerja adalah elemen kunci dari kondisi kerja, dan menentukan kemungkinan karyawan untuk menyeimbangkan pekerjaan dan bidang kehidupan lainnya. Studi ini menganalisis beberapa aspek fleksibilitas temporal dan spasial, dan hubungannya dengan keseimbangan kehidupan kerja karyawan. Penelitian ini memisahkan empat dimensi fleksibilitas temporal dan satu indikator fleksibilitas spasial.

Rezim Waktu Kerja dan Keseimbangan Kehidupan Kerja di Eropa

time-management-guide – Dimensi fleksibilitas temporal adalah jumlah jam kerja, waktu kerja, intensitas waktu kerja, dan derajat otonomi waktu kerja. Indikator fleksibilitas tempat kerja adalah indeks lokasi kerja. Work-life balance dianalisis dengan work-hour fit. Analisis didasarkan pada gelombang kelima Survei Kondisi Kerja Eropa yang dikumpulkan pada tahun 2010. Kami menggunakan data dari 25 Negara Anggota Uni Eropa (n  = 25.417). Berdasarkan analisis cluster hirarkis, penelitian ini menemukan berbagai jenis rezim fleksibilitas di Eropa.

Baca Juga : Luangkan Waktu untuk Pekerjaan yang Penting

Cluster negara menunjukkan efek yang jelas pada keseimbangan kehidupan kerja yang dirasakan bahkan setelah mengontrol pengukuran fleksibilitas di tingkat individu. Studi ini berkontribusi pada penelitian yang ada dalam menganalisis beberapa dimensi fleksibilitas temporal dan spasial pada saat yang sama, serta hubungannya dengan keseimbangan kehidupan kerja.

Fleksibilitas waktu kerja dan tempat kerja telah menjadi fokus yang meningkat untuk analisis kualitas kerja dan kehidupan. Alih-alih model waktu kerja industri standar yang dicirikan oleh hari kerja 8 jam, seminggu kerja 5 hari di siang hari, dan malam bebas, akhir pekan, dan hari libur tahunan, fleksibilitas temporal dan spasial menjadi lebih umum. Studi ini mendekati fleksibilisasi sebagai transisi dari rezim waktu kerja industri ke pasca-industri.

Rezim waktu kerja pasca-industri yang baru ditandai dengan deregulasi norma-norma kolektif, diversifikasi panjang (jam pendek dan panjang) dan pola waktu kerja (jam tidak sosial), peningkatan intensitas kerja dan pemerasan waktu, dan pengaburan batas-batas waktu kerja. waktu kerja dan waktu senggang. Yang terbaik, ‘mosaik waktu kerja’ yang baru dapat memberikan lebih banyak otonomi kepada karyawan. Di sisi lain, ada risiko baru mengenai hubungan antara fleksibilitas temporal dan kehidupan pribadi, waktu dan energi yang tersedia untuk kehidupan pribadi, keluarga, dan sosial, materi kesejahteraan, dan kesehatan.

Tujuan pertama dari penelitian ini adalah untuk secara empiris membangun rezim waktu kerja Eropa berdasarkan dimensi spasial dan temporal kerja. Kami menyajikan pendekatan berbasis data yang menganalisis kesamaan di antara negara-negara Eropa. Pendekatan ini berbeda dari banyak penelitian sebelumnya, di mana tipologi cluster negara (atau rezim) berfungsi sebagai titik awal untuk analisis.

Selanjutnya, analisis kami melihat beberapa aspek waktu kerja secara bersamaan, yang berbeda dengan penelitian-penelitian sebelumnya yang hanya memasukkan satu aspek saja, misalnya lamanya waktu kerja. Tujuan kedua kami adalah untuk menganalisis hubungan antara fleksibilitas temporal dan spasial serta keseimbangan kehidupan kerja. Kami berasumsi bahwa fleksibilitas temporal dan spasial terkait dengan keseimbangan kehidupan kerja dan mempertanyakan apakah keterkaitan tersebut berbeda antar kelompok negara.

Fleksibilitas Waktu dan Tempat Kerja

Dalam kehidupan sehari-hari, pekerjaan yang dibayar memiliki dampak besar pada kondisi kehidupan, penggunaan waktu, jaringan sosial, dan identitas. Persaingan internasional, percepatan perubahan teknologi, dan kebangkitan ekonomi jasa dianggap sebagai faktor pendorong utama di balik perubahan organisasi pekerjaan berbayar. Pada saat yang sama, organisasi sosial rumah tangga, serta produksi rumah tangga, sedang berubah. Pertumbuhan ekonomi jasa menawarkan lebih banyak pilihan pekerjaan, terutama bagi perempuan. Akibatnya, semakin banyak orang yang dipekerjakan harus menggabungkan tanggung jawab pekerjaan dan kepedulian. Peningkatan keluarga berpenghasilan ganda, dan perubahan struktur keluarga, seperti peningkatan keluarga orang tua tunggal, telah membawa keseimbangan kehidupan kerja ke dalam agenda kebijakan nasional dan Uni Eropa (UE).

Rezim Waktu Kerja di Eropa

Persyaratan untuk bentuk produksi yang lebih fleksibel dan ramping yang mampu beradaptasi dengan siklus permintaan, baik secara kuantitatif maupun fungsional, umum terjadi di semua ekonomi maju. Persaingan internasional, praktik benchmarking, dan prinsip manajerial pusat melintasi batas negara-negara nasional. Memperluas literatur penelitian komparatif telah mencoba untuk melihat apakah perbedaan penting antara rezim produksi negara atau dengan lembaga negara kesejahteraan negara dalam menengahi tekanan pekerjaan dan rumah tangga.

Asumsinya adalah bahwa terdapat perbedaan antara kompromi nasional, politik, dan sejarah pada hubungan industrial dan sistem produksi, dan antara lembaga-lembaga masyarakat seperti sistem keluarga, sistem pendidikan, dan sistem keamanan. Dengan demikian, kebijakan bervariasi, dan kondisi kelembagaan nasional tertentu memediasi efek globalisasi. Misalnya, sistem hubungan industrial nasional menentukan sejauh mana kondisi waktu kerja diatur oleh perundingan bersama di seluruh industri, atau oleh negosiasi tingkat perusahaan.

Meskipun negara-negara menghadapi perubahan serupa dalam restrukturisasi pasar tenaga kerja, sistem produksi, dan regulasi internasional, kebijakan nasional yang ada bervariasi. Sebelumnya, penelitian komparatif yang berkonsentrasi pada kondisi kerja dan produksi Eropa telah mengklasifikasikan negara-negara Eropa menurut rezim negara kesejahteraan atau bentuk kapitalisme. Selain itu, analisis komparatif telah menerapkan pendekatan yang lebih spesifik untuk membedakan negara menurut rezim produksi mereka, bentuk-bentuk fleksibilitas , serta sistem ketenagakerjaan, rezim gender, dan rezim waktu kerja.

Seperti rezim lainnya, rezim waktu kerja sangat bergantung pada lingkungan budaya, kelembagaan, dan peraturan masyarakat. Perusahaan Eropa tunduk pada peraturan institusional, yang bervariasi dari satu negara ke negara lain. Mereka juga dihadapkan dengan berbagai tuntutan dari para karyawan. Selain itu, variasi lintas-nasional dalam sistem produksi telah menyebabkan strategi pemberi kerja yang berbeda untuk mencapai keunggulan kompetitif. Studi kami berkontribusi pada penelitian komparatif yang ada di Eropa dengan melihat beberapa dimensi waktu kerja secara bersamaan.

Penelitian kami terutama terkait dengan dua studi terbaru dengan latar komparatif, yang juga menganalisis fleksibilitas waktu kerja dan keseimbangan kehidupan kerja. Mempertimbangkan bahwa praktik waktu kerja adalah lanskap yang berubah, temuan kami dibandingkan dengan studi terbaru, sambil tetap mempertahankan klasifikasi yang lebih teoretis tentang negara kesejahteraan, produksi, dan rezim gender.

Chung dan Tijdens (2013)menganalisis fleksibilitas waktu kerja di perusahaan-perusahaan Eropa menggunakan Survei Perusahaan Eropa. Analisis mereka menangkap praktik waktu kerja di tingkat perusahaan dan mengidentifikasi fleksibilitas ‘berorientasi pada perusahaan’ dan ‘berorientasi pada pekerja’, yang relevan dengan penelitian kami. Fleksibilitas berorientasi perusahaan (seperti jam lembur atau jam tidak sosial), secara teoritis, akan melayani kebutuhan perusahaan, bukan kebutuhan karyawan dalam menyeimbangkan pekerjaan dan bidang kehidupan lainnya.

Model tiga cluster membagi negara-negara Eropa menjadi sebagian besar utara (Denmark, Finlandia, Swedia, Belanda, Polandia, dan Republik Ceko), tengah (Austria, Belgia, Prancis, Jerman, Irlandia, Latvia, Luksemburg, dan Inggris Raya) , dan negara-negara selatan (Yunani, Portugal, Spanyol, Italia, Siprus) menurut tingkat fleksibilitas berorientasi perusahaan dan pekerja. SedangkanChung dan Tijdens (2013) melihat perusahaan, kami tertarik pada bagaimana fleksibilitas waktu dan tempat kerja dilihat dari perspektif karyawan.

Studi kedua yang secara khusus terkait dengan penelitian kami adalah Gallie dan Russel (2009)studi tentang waktu kerja dan konflik pekerjaan-keluarga di Eropa Barat, yang merupakan salah satu dari sedikit studi komparatif di Eropa yang telah menganalisis hubungan antara konflik pekerjaan-keluarga dan waktu kerja. Seperti yang diharapkan, penelitian menemukan bahwa waktu kerja dan kondisi kerja memiliki pengaruh yang kuat pada tingkat konflik pekerjaan-keluarga, terutama tekanan kerja, yang memiliki peran paling negatif.

Selain melihat anteseden konflik, penelitian ini juga melihat perbedaan antara karyawan di berbagai negara. Studi ini mengharapkan bahwa karyawan di negara-negara di mana sistem produksi paling baik digambarkan sebagai liberal akan menunjukkan konflik tertinggi, dan, akibatnya, sistem produksi yang lebih terkoordinasi (seperti di negara-negara Nordik) akan dikaitkan dengan konflik yang lebih rendah.

Berdasarkan analisis tersebut, penelitian menemukan bahwa negara-negara Nordik berbeda dibandingkan dengan negara-negara lain dalam analisis, terutama di antara pekerja laki-laki. Pekerja laki-laki di Eropa Utara melaporkan pengurangan konflik pekerjaan-keluarga. Penulis menyarankan bahwa hasil ini karena jam kerja yang lebih pendek dan fleksibilitas jam yang lebih besar. Untuk karyawan wanita, pola berbeda yang sama tidak muncul. Para peneliti berpendapat bahwa asal mula konflik kehidupan kerja di tempat kerja sebagian dapat menjelaskan perbedaan ini, dengan kata lain, pengasuhan dan kebijakan orang tua memfasilitasi pekerjaan yang tinggi di antara perempuan, tetapi pekerjaan perempuan dikaitkan dengan jam kerja yang lebih lama dan tingkat tekanan kerja yang lebih tinggi.

Di Inggris dan Belanda, di sisi lain, tekanan keluarga berkurang karena fakta bahwa banyak ibu bekerja paruh waktu. Pekerja laki-laki di Eropa Utara melaporkan pengurangan konflik pekerjaan-keluarga. Penulis menyarankan bahwa hasil ini karena jam kerja yang lebih pendek dan fleksibilitas jam yang lebih besar. Untuk karyawan wanita, pola berbeda yang sama tidak muncul.

Para peneliti berpendapat bahwa asal mula konflik kehidupan kerja di tempat kerja sebagian dapat menjelaskan perbedaan ini, dengan kata lain, pengasuhan dan kebijakan orang tua memfasilitasi pekerjaan yang tinggi di antara perempuan, tetapi pekerjaan perempuan dikaitkan dengan jam kerja yang lebih lama dan tingkat tekanan kerja yang lebih tinggi. Di Inggris dan Belanda, di sisi lain, tekanan keluarga berkurang karena fakta bahwa banyak ibu bekerja paruh waktu.

Pekerja laki-laki di Eropa Utara melaporkan pengurangan konflik pekerjaan-keluarga. Penulis menyarankan bahwa hasil ini karena jam kerja yang lebih pendek dan fleksibilitas jam yang lebih besar. Untuk karyawan wanita, pola berbeda yang sama tidak muncul. Para peneliti berpendapat bahwa asal mula konflik kehidupan kerja di tempat kerja sebagian dapat menjelaskan perbedaan ini, dengan kata lain, pengasuhan dan kebijakan orang tua memfasilitasi pekerjaan yang tinggi di antara perempuan, tetapi pekerjaan perempuan dikaitkan dengan jam kerja yang lebih lama dan tingkat tekanan kerja yang lebih tinggi. Di Inggris dan Belanda, di sisi lain, tekanan keluarga berkurang karena fakta bahwa banyak ibu bekerja paruh waktu. pola berbeda yang sama tidak muncul.

Para peneliti berpendapat bahwa asal mula konflik kehidupan kerja di tempat kerja sebagian dapat menjelaskan perbedaan ini, dengan kata lain, pengasuhan dan kebijakan orang tua memfasilitasi pekerjaan yang tinggi di antara perempuan, tetapi pekerjaan perempuan dikaitkan dengan jam kerja yang lebih lama dan tingkat tekanan kerja yang lebih tinggi. Di Inggris dan Belanda, di sisi lain, tekanan keluarga berkurang karena fakta bahwa banyak ibu bekerja paruh waktu. pola berbeda yang sama tidak muncul.

Para peneliti berpendapat bahwa asal mula konflik kehidupan kerja di tempat kerja sebagian dapat menjelaskan perbedaan ini, dengan kata lain, pengasuhan dan kebijakan orang tua memfasilitasi pekerjaan yang tinggi di antara perempuan, tetapi pekerjaan perempuan dikaitkan dengan jam kerja yang lebih lama dan tingkat tekanan kerja yang lebih tinggi. Di Inggris dan Belanda, di sisi lain, tekanan keluarga berkurang karena fakta bahwa banyak ibu bekerja paruh waktu.

Mengikuti pendekatan rezim produksi yang menekankan perbedaan dalam pengaturan kelembagaan yang mendefinisikan strategi pengusaha dalam cara mereka menggunakan tenaga kerja, kami berharap bahwa negara-negara mengelompok dalam hal fleksibilitas spasial dan temporal dan persepsi karyawan tentang keseimbangan kehidupan kerja bervariasi antar kelompok. Pada saat yang sama, kami mencari kombinasi terbaik dari praktik fleksibilitas untuk keseimbangan kerja-keluarga.

Tips Untuk Manajemen Waktu dan Menyeimbangkan Beban Kerja yang Sibuk

Tips Untuk Manajemen Waktu dan Menyeimbangkan Beban Kerja yang Sibuk – Berikut adalah panduan sederhana untuk manajemen waktu – proses yang akan membantu Anda untuk menjaga keseimbangan bahkan ketika Anda sangat sibuk (yang mungkin sering terjadi) – bersama dengan bagian tips singkat untuk menunjukkan kepada Anda bagaimana membuat waktu yang lebih efektif jadwal.

Tips Untuk Manajemen Waktu dan Menyeimbangkan Beban Kerja yang Sibuk

Apa itu manajemen waktu?

time-management-guide – Manajemen waktu adalah konsep yang cukup sederhana. Ini adalah proses mengatur dan mengendalikan bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda di dalam atau di luar pekerjaan.

Baca Juga : Panduan Mengatur Waktu Agar Menjadi Karyawan yang Lebih Baik

Mengapa perlu?

Dengan mengontrol waktu Anda, Anda dapat memotong kegiatan yang tidak penting dan mencapai lebih banyak, sehingga meningkatkan karir Anda dan mendapatkan lebih banyak dari kehidupan. Ini juga dapat membuat pekerjaan Anda lebih menyenangkan dan bermanfaat, karena manajemen waktu mengajarkan Anda untuk lebih produktif dan menolak beban kerja yang mustahil.

Manajemen waktu adalah hal yang sangat penting bagi sebagian besar profesional karena tuntutan ditempatkan pada orang yang bekerja keras dengan tanggung jawab – tuntutan yang membebani buku harian dan karakter seseorang. Jika Anda terkadang terlalu sibuk, jika Anda memiliki tenggat waktu yang tidak mungkin dipenuhi, jika Anda tidak teratur dan sepertinya tidak dapat menemukan waktu untuk mengatur kotak masuk Anda, maka manajemen waktu dapat membantu Anda.

Bagaimana mengatur waktu Anda?

Mulailah dengan merekam bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda saat ini. Cukup gunakan agenda atau buku harian untuk mencatat aktivitas Anda sepanjang hari untuk memantau kemana perginya waktu Anda. Di akhir minggu, sisihkan waktu untuk meninjau jadwal Anda. Sekarang, berapa banyak waktu yang terbuang? Di sinilah Anda harus tegas. Secara sadar memotong percakapan yang tidak produktif, banyak istirahat minum teh/kopi, atau pemborosan waktu kecil lainnya dalam jadwal Anda membutuhkan beberapa kekuatan, tetapi itu sepadan. Tentu saja, Anda masih membutuhkan kontak manusia dan secangkir kopi sesekali, tetapi menyadari berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk hal-hal itu akan membantu Anda mengendalikan aktivitas Anda.

Janji Temu: Janji temu yang tidak perlu mungkin juga membuang-buang waktu Anda. Berapa kali pertemuan rutin Anda dengan rekan kerja? Sekali lagi, Anda harus tegas di sini, tetapi berapa banyak yang benar-benar diperlukan atau produktif? Mengontrol janji Anda adalah langkah penting dalam manajemen waktu.

Kolega: Rekan kerja yang bermaksud baik dapat menjadi sumber lebih lanjut dari waktu yang terbuang. Dalam semangat persahabatan, Anda harus mau membantu rekan kerja Anda jika ada masalah yang membutuhkan perhatian Anda. Jika tugas tersebut bukan sesuatu yang berhubungan langsung dengan posisi Anda, maka mungkin rujuk mereka ke seseorang yang berada dalam posisi yang lebih baik untuk membantu. Gosip pendingin air adalah sumber lain dari pemborosan waktu. Percakapan yang tidak berguna, atau bahkan ramah, dapat dengan mudah mengisi jadwal Anda jika Anda tidak menerapkan manajemen waktu yang ketat.

Beban Kerja: Lihat lagi jadwal Anda. Berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan yang dapat/seharusnya dilakukan orang lain? Tugas-tugas kasar, seperti fotokopi, stempel surat, atau pekerjaan pengarsipan, seringkali merupakan tugas staf administrasi atau sekretaris. Bahkan jika Anda telah melakukan tugas-tugas ini selama bertahun-tahun, pelatihan atau meminta orang lain untuk mengambil tugas ini (jika perlu) akan menghemat banyak waktu Anda dalam jangka panjang (walaupun Anda mungkin harus meluangkan waktu untuk memantau dan mengajari seseorang cara melakukannya. melakukannya terlebih dahulu).

Manajer: Sangat disayangkan bahwa terkadang atasan seseorang berkontribusi pada waktu yang terbuang. Dalam batas rasa hormat dan humor yang baik, membantu manajer Anda untuk melihat bagaimana mereka tidak perlu mengambil waktu Anda dapat membantu mengurangi ketegangan pada jadwal Anda. Tugas yang didefinisikan dengan buruk dan komunikasi yang tidak jelas adalah sumber utama pemborosan waktu. Jika manajer Anda tidak mendefinisikan tugas dengan jelas, maka Anda akan kembali kepada mereka dengan pertanyaan. Cobalah untuk mendapatkan kejelasan dari awal.

Persiapan: Mempersiapkan diri dengan baik untuk pertemuan dan janji penting akan membantu Anda menghemat waktu. Berapa kali Anda menghadiri pertemuan tanpa gagasan yang jelas tentang apa itu, atau tanpa membaca dokumentasi yang diperlukan sebelumnya? Ini mungkin taruhan yang aman bahwa pertemuan yang sama itu tidak produktif (yang mungkin mengarah pada pertemuan lanjutan). Sebaliknya, jika Anda meluangkan waktu untuk mempersiapkan setiap janji temu yang dijadwalkan maka itu akan berhasil. Keputusan dapat dibuat dan tindakan ditetapkan hanya jika Anda memiliki pemikiran yang jelas tentang masalah tersebut dan menyadari apa yang sedang terjadi.

Tenggat waktu: Dari semua hal yang mengganggu keseimbangan Anda, tenggat waktu mungkin memiliki efek terbesar. Dan itu mungkin hal yang paling sulit untuk Anda ubah. Mengatur proyek Anda dalam hal prioritas dan bukan hanya kedekatan tenggat waktu akan membantu Anda menjaga keseimbangan.

Bagaimana jika tenggat waktu benar-benar tidak mungkin? Dalam hal ini, Anda harus berunding dengan atasan Anda untuk memperpanjang tenggat waktu. Jika tidak, meminta lebih banyak sumber daya secara paksa untuk mencapai tugas akan membuat tenggat waktu lebih praktis. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk mengubah Hasil Kerja agar lebih dapat dicapai, meskipun tanggal jatuh tempo tidak berubah. Satu-satunya senjata Anda yang tersisa hanyalah memperjelas dari awal bahwa tenggat waktu itu tidak mungkin, meskipun sebagai pekerja yang berdedikasi, Anda tentu saja akan mengerahkan segalanya.

Komunikasi: Menjadi terorganisir dalam hal komunikasi juga penting. Dokumen dapat dengan mudah lepas kendali. Sistem yang sederhana dan efektif diperlukan di sini. Anda hanya memerlukan dua folder untuk dokumen – folder ‘untuk melakukan’, dan folder ‘untuk file’. Ada lagi yang bisa dibuang. Mengambil tindakan segera ketika Anda menerima dokumen sangat penting untuk diorganisir. Urutkan dokumen Anda ke dalam folder yang sesuai dan jadwalkan waktu untuk menangani folder secara teratur.

Email bisa sama rumitnya. Penelitian telah menunjukkan bahwa menjaga program email tetap terbuka sebenarnya mengganggu efisiensi. Sebaliknya, Anda harus memeriksa email secara teratur (lima atau enam kali sehari) dan menangani email yang masuk dengan tepat. Memiliki folder terpisah di kotak masuk Anda untuk berbagai jenis email akan membuat Anda tetap teratur.

Panggilan telepon dapat dengan mudah membuang waktu Anda. Daripada menunggu, sebaiknya cari waktu yang tepat untuk menelepon seseorang, atau bahkan meminta mereka menelepon Anda. Anda bahkan dapat menjadwalkan waktu tertentu untuk menelepon seseorang untuk menghindari masalah panggilan tidak terjawab. Anda juga harus memastikan bahwa staf kesekretariatan mengetahui cara menangani panggilan. Mereka harus tahu kapan harus merujuk panggilan ke kolega Anda, dan kapan saat yang tepat untuk menerima pesan daripada menelepon Anda.

Manfaat

Apakah mengatur waktu Anda benar-benar sepadan dengan kerumitannya? Dengan tegas, ya, memang. Pada tingkat sehari-hari, itu akan membuat rutinitas Anda lebih praktis dan terorganisir. Ini akan membuat pandangan jangka panjang Anda lebih jelas, karena Anda tahu bahwa Anda mengendalikan proyek dan tugas yang akan datang. Untuk karir Anda, ini akan membantu Anda mencapai tujuan Anda lebih cepat.

Bahkan memiliki manfaat kesehatan. Terbukti secara ilmiah bahwa kita menjadi sangat stres ketika kita tidak mencapai tugas dan tujuan yang ingin kita capai. Stres, pada gilirannya, merusak tidur, pencernaan, dan aktivitas mental. Di sisi lain, beban kerja yang seimbang dan penggunaan waktu yang terkontrol akan meniadakan stres dan membuat Anda lebih mampu.

Bagaimana Cara Mengatur Waktu Kerja Kita Lebih Pendek

Bagaimana Cara Mengatur Waktu Kerja Kita Lebih Pendek – Saat ini, dunia profesional sedang menemukan kembali prinsip-prinsip organisasinya.

Bagaimana Cara Mengatur Waktu Kerja Kita Lebih Pendek

time-management-guide – Perusahaan dan karyawan semakin menemukan bahwa metode organisasi tradisional bisnis tidak berfungsi dengan baik: kelelahan berlipat ganda, penyakit terkait stres di tempat kerja meningkat, kebosanan (dan kebosanan yang terkenal) adalah bagian dari kehidupan sehari-hari karyawan di banyak perusahaan.

Oleh karena itu, perusahaan semakin memikirkan cara baru untuk berfungsi yang memungkinkan mereka beradaptasi dengan konteks sosial dan ekonomi yang lebih fleksibel, digital, dan terbuka.

Oleh karena itu, perusahaan dan karyawan mencoba bekerja dari jarak jauh, berjalan kaki ke tempat kerja, tidur siang di tempat kerja. Mereka juga mencoba cara-cara baru untuk mengatur waktu kerja, seperti menambah waktu cuti atau istirahat secara teratur di siang hari.

Baca Juga : Hal Untuk Menghabiskan Waktu Dan Menjadi Produktif Selama Karantina 

Namun di antara tren terbaru, ada satu yang mulai muncul di antara perusahaan paling produktif di dunia: pengurangan volume kerja harian. Dan bagaimana jika hari kerja yang lebih pendek memungkinkan, pada saat yang sama, menjadi lebih baik dalam hidup, lebih baik di tempat kerja, dan meningkatkan produktivitas perusahaan?

Hari Kerja Lebih Pendek: Mengapa Kami Bekerja 8 Jam Sehari, 5 Hari Seminggu?

Hari 8 jam menjadi pola tradisional bagi pekerja selama abad ke-20. Kami mulai bekerja sekitar jam 9 pagi dan selesai antara jam 5 dan 7 malam, tergantung pada waktu istirahat makan.

Pada saat matahari mulai terbenam, manusia yang paling umum telah melakukan sekitar 8 jam kerja sehari-hari. Tapi kenapa delapan jam? Ide ini, yang tampak jelas hari ini dan berakhir menjadi sesuatu yang kita lakukan tanpa berpikir panjang, diwarisi dari slogan sederhana yang berusia hampir 200 tahun.

Itu adalah awal dari revolusi industri. Perusahaan berkembang berkat, khususnya, tenaga kerja karyawan mereka. Perusahaan mendorong karyawan untuk bekerja sebanyak mungkin dan kebanyakan orang (maksud saya, kebanyakan pria) bekerja antara 12 hingga 15 jam sehari, 6 hari seminggu.

Robert Owen, seorang produsen tekstil Inggris mulai mendiskusikan gagasan bahwa akan lebih produktif jika perusahaan memiliki karyawan yang bahagia dan sehat daripada karyawan yang kelelahan yang akan membuat lebih banyak kesalahan dan lebih banyak kecelakaan.

Maka ia meluncurkan program sosial untuk meningkatkan kualitas hidup karyawannya, menghentikan pekerja anak dan mengurangi jadwal kerja mereka. Pada tahun 1817, ia meluncurkan slogan “Delapan jam kerja, delapan jam rekreasi, delapan jam istirahat” , sebuah program yang seharusnya melambangkan keseimbangan hari kerja.

Namun, baru setelah Henry Ford, produsen mobil Amerika dan dalang di balik jalur produksi, kami beralih dari bekerja 6 hari seminggu menjadi bekerja “hanya” 5. Ford menemukan bahwa minggu kerja yang lebih pendek meningkatkan produktivitas di antara karyawannya. Tetapi yang lebih penting, dia menyadari bahwa dia membutuhkan pekerjanya untuk memiliki lebih banyak waktu luang untuk melakukan perjalanan darat dan menikmati, dan karena itu membeli, mobil yang mereka buat sendiri.

Hari Kerja yang Lebih Pendek: Kebutuhan Biologis

Gagasan bekerja 8 jam berturut-turut dalam sehari sangat bertentangan dengan cara kerja tubuh kita. Organisme kita tidak dapat produktif selama 8 jam berturut-turut, terutama karena apa yang disebut “ritme sirkadian”, yaitu siklus biologis harian kita.

Bagaimana tubuh kita bereaksi di siang hari tergantung pada banyak faktor: hormon kita, pola makan kita, paparan sinar matahari… Dan apa yang para ilmuwan mempelajari masalah ini telah temukan adalah bahwa kita memiliki ritme biologis yang sangat spesifik. Dengan demikian, kita lebih produktif pada waktu-waktu tertentu dalam sehari, secara intelektual dan fisik.

Misalnya, kita tahu bahwa tubuh manusia memiliki dua puncak produktivitas dalam sehari. Yang pertama terjadi pada pertengahan pagi: setelah bangun tidur, otak aktif secara bertahap dan menjadi sangat aktif sebelum tengah hari (rata-rata hingga pukul 1 siang).

Ada periode ketika otak tidak terlalu produktif (sampai jam 3-4 sore). Kemudian tubuh aktif kembali secara bertahap dan mencapai produktivitas maksimum (di bidang fisik) hingga pukul 5-6 sore.

Singkatnya: tubuh dibuat untuk berpikir di pagi hari, untuk melakukan tugas-tugas yang membutuhkan sedikit konsentrasi di sore hari, dan tugas-tugas fisik di sore hari, menjelang malam. Beberapa penelitian menunjukkan bahwa tubuh juga memiliki puncak kreativitas pada malam hari sekitar jam 9 malam. Tentu saja, ritme ini tidak selalu akurat. Mereka dapat bervariasi tergantung pada orang, jam tidur mereka, atau ritme makan mereka. Tapi umumnya fungsi normal tubuh manusia.

Ketika bekerja dari jam 9 pagi sampai jam 6 sore di kantor, dengan istirahat dari jam 12 sampai jam 1 siang, misalnya, kita benar-benar bertentangan dengan ritme alami kita. Pertama, kita sedang istirahat makan tepat saat otak kita paling aktif. Kemudian kita menghabiskan hampir sepertiga hari (dari jam 1 siang sampai jam 4 sore) bekerja ketika tubuh kita paling tidak produktif… Akhirnya, hanya di pagi hari (ketika kita lebih produktif secara keseluruhan) kita diselaraskan dengan kecepatan kita.

Karena akumulasi kelelahan otak, bekerja selama ini terkait dengan hasil yang lebih rendah dalam tes kognitif dan intelektual. Berada di kantor selama lebih dari 8 jam sehari dikaitkan dengan kesehatan yang lebih buruk secara keseluruhan dan dengan risiko 40% lebih tinggi terkena penyakit jantung atau penyakit terkait stres.

Studi lain yang dilakukan oleh Laboratorium Kesehatan dan Keselamatan di Inggris menunjukkan bahwa jam kerja yang panjang menyebabkan kelelahan, stres, sakit kepala, gangguan kardiovaskular (perhatikan, “jam kerja yang panjang” termasuk waktu perjalanan!). Beberapa penelitian bahkan mengatakan bahwa bekerja lebih dari 8 jam sehari sambil duduk di kantor sama buruknya dengan kesehatan seperti merokok tembakau.

Dan di atas segalanya, semakin banyak penelitian cenderung membuktikan bahwa seseorang hanya dapat memusatkan perhatian mereka pada pekerjaan intelektual untuk waktu yang terbatas! Beberapa penelitian mengatakan 52 menit berturut-turut , yang lain mengatakan 1h30… Tapi secara keseluruhan, hasilnya menunjukkan bahwa dalam sehari, kita hanya benar-benar produktif secara intelektual selama sekitar 6 jam, asalkan kita beristirahat dengan baik.

Jam Kerja Lebih Sedikit Untuk Hari yang Lebih Produktif: Berapa Waktu Kerja yang Ideal?

Negara-negara dengan rata-rata jam kerja tertinggi juga merupakan negara dengan produktivitas terendah. Dan di mana hari kerja terpendek adalah yang paling produktif. Selain itu, ada juga penelitian yang mengatakan bahwa perusahaan yang memberlakukan jam kerja harian karyawannya juga kurang produktif .

Pada akhirnya, para ilmuwan umumnya sepakat bahwa waktu kerja harian yang ideal adalah sekitar 6 jam , dan lebih terkonsentrasi di pagi hari. Inilah yang sedang dipraktikkan di Swedia, dan mereka saat ini mengalami kesuksesan yang signifikan.

Dengan demikian, pekerja memanfaatkan jam-jam saat mereka paling produktif, dan berkonsentrasi pada sore hari untuk kegiatan sehari-hari lainnya (termasuk sosial, olahraga dan budaya). Kebebasan ini memungkinkan karyawan untuk mengelola kelelahan mereka dengan lebih baik, keseimbangan kehidupan kerja mereka (mendasar untuk produktivitas), dan juga memungkinkan mereka untuk menemukan kembali kehidupan sehari-hari di luar pekerjaan.

Para ahli psikologi telah menunjukkan bahwa cara mengatur waktu kerja (hari kerja yang pendek diselingi oleh periode liburan yang singkat) adalah cara yang membuat karyawan lebih bahagia., bersamaan dengan bekerja lebih lama dan mengambil liburan lebih lama. Oleh karena itu, lebih baik untuk bekerja lebih sedikit setiap hari dan mengambil liburan kecil yang sering, terutama karena liburan panjang tampaknya memiliki efek yang merugikan pada suasana hati dan produktivitas!

Singkatnya, lebih dari 200 tahun kemudian, hampir semua perusahaan masih bekerja di bawah premis perjalanan 8 jam. Jadi, tidak mengherankan bahwa kerangka kerja yang dikembangkan 200 tahun yang lalu untuk memperbaiki kondisi pekerja yang berbahaya membuat sebagian besar tenaga kerja saat ini tidak puas, tidak terlibat, dan kehabisan tenaga. Ilmu pengetahuan telah menunjukkan seluruh cara kita mengatur waktu kerja tidak cocok untuk psikologi kita.

Daripada bekerja berjam-jam setiap hari, bekerja dengan jam kerja yang lebih pendek berarti produktivitas yang lebih intens dan terkonsentrasi. Dan daripada menghabiskan sepanjang hari di kantor, kita harus membagi waktu kerja kita, dan lebih berkonsentrasi di pagi hari.

Cara Membuat Jadwal Kerja Yang Sempurna Untuk Tim Anda

Cara Membuat Jadwal Kerja Yang Sempurna Untuk Tim Anda – Jadwal kerja yang sempurna adalah sesuatu yang banyak manajer perjuangkan. Sayangnya, hanya sedikit yang benar-benar mencapainya.

Cara Membuat Jadwal Kerja Yang Sempurna Untuk Tim Anda

time-management-guide – Ini terlepas dari kenyataan bahwa teknologi membuatnya lebih mudah dari sebelumnya untuk merampingkan proses dan melakukannya dengan benar pertama kali.

Baik Anda menggunakan aplikasi penjadwalan online , memiliki alat sendiri seperti Excel, atau mengandalkan metode pena-dan-kertas, ada beberapa poin penting yang perlu diingat.

Poin-poin ini berkisar dari membangun shift di sekitar karyawan terbaik Anda hingga merencanakan yang terburuk hingga menggunakan alat terbaik untuk pekerjaan itu. Artikel ini akan membahas tips untuk membuat jadwal kerja yang sempurna untuk tim Anda.

Sebelum kita dapat mulai membuat jadwal kerja yang sempurna, ada baiknya mempertimbangkan seperti apa produk akhir yang ideal nantinya. Mari kita bahas beberapa hal yang harus dilakukan oleh jadwal kerja bisnis Anda.

Baca Juga : 10 Cara Untuk Meningkatkan Keterampilan Manajemen Waktu Anda 

Fitur Jadwal Kerja Anda Harus Termasuk

Pertama dan terpenting, jadwal kerja Anda perlu memastikan bahwa setiap shift dikelola dengan tepat untuk setiap posisi.

Anda mungkin tidak membutuhkan bartender sama sekali untuk shift makan siang hari kerja, tetapi mungkin Anda membutuhkan tiga orang di belakang bar pada hari Jumat dan Sabtu malam. Selalu dapatkan nomor yang benar.

Untuk melakukan ini, waspadai peristiwa baik lokal maupun nasional yang dapat menyebabkan lonjakan pelanggan yang tidak biasa.

Acara olahraga, konser, festival, dan pertunjukan teater adalah hal-hal yang perlu diperhatikan. Perhatikan juga daftar reservasi. Malam hari biasanya berjalan lambat, tetapi Anda tidak ingin lengah saat ada beberapa reservasi pesta besar pada hari Selasa.

Persyaratan kedua dari jadwal kerja Anda adalah harus benar-benar bebas dari kesalahan. Mungkin sepertinya kami menyatakan yang sudah jelas, tetapi membuat jadwal kerja bukanlah proses yang sederhana.

Jauh lebih mudah untuk membuat kesalahan daripada membuat jadwal kerja yang sempurna. Berikut adalah tiga kesalahan penjadwalan yang paling umum:

  • Penjadwalan ganda seorang karyawan. Katakanlah Anda memiliki seorang karyawan yang bekerja beberapa shift sebagai tuan rumah dan yang lainnya sebagai busser. Pastikan anggota staf seperti ini tidak dijadwalkan dua kali selama slot waktu yang sama.
  • Penjadwalan staf untuk posisi yang salah. Tidak peduli betapa hebatnya seorang juru masak garis dalam pekerjaan mereka, itu tidak berarti mereka tahu cara mengerjakan panggangan. Jangan menjadwalkan karyawan untuk posisi yang mereka belum dilatih untuk melakukannya.
  • Karyawan yang kurang atau terlalu menjadwalkan. Pastikan Anda tidak memberi karyawan paruh waktu terlalu banyak shift. Anggota tim ini mungkin memiliki komitmen lain di luar pekerjaan yang tidak dapat mereka lewatkan.
  • Demikian pula, staf penuh waktu perlu diberikan giliran kerja yang cukup untuk memenuhi kewajiban keuangan mereka. Namun, hindari memberi satu karyawan terlalu banyak shift dalam minggu tertentu. Ini membantu menekan biaya tenaga kerja, karena Anda tidak perlu membayar lebih banyak uang untuk lembur.
  • Jika Anda dapat menghindari tiga kesalahan umum ini, Anda berada di jalur yang benar. Tapi apa lagi yang perlu dilakukan untuk membuat jadwal kerja yang sempurna? Sederhananya, jadwal kerja yang sempurna adalah jadwal yang membuat Anda dan staf Anda senang sambil memaksimalkan efisiensi dan keuntungan. Jadi bagaimana cawan suci jadwal kerja ini dibuat? Mulailah dengan tips yang tercantum di bawah ini.

Kenali Tim Anda

Mengetahui tim Anda mungkin merupakan bagian paling dasar dari membuat jadwal kerja. Sebenarnya, sangat mendasar sehingga Anda mungkin bertanya-tanya mengapa kami repot-repot menyebutkannya.

Kami mengemukakan fakta sederhana bahwa banyak manajer melakukan pekerjaan di bawah standar untuk benar-benar mengenal karyawan mereka.

Baca Juga : Bekerja Lembur, Pro dan Kontra Bagi Pemberi Kerja dan Karyawan

Beberapa bahkan melewatkan langkah ini sepenuhnya. Yang mereka pedulikan hanyalah memastikan ada cukup orang untuk menangani setiap shift.

Jadi mengapa mengetahui tim Anda begitu penting? Karena ini memungkinkan Anda membuat pilihan untuk memajukan kesuksesan bisnis daripada hanya mendapatkan server yang cukup untuk makan siang yang terburu-buru.

Benar-benar mengetahui anggota tim Anda memberi Anda kebebasan dan fleksibilitas untuk memadupadankan keterampilan, kekuatan, kelemahan, dan tipe kepribadian (hanya untuk beberapa nama) untuk menciptakan perubahan yang sempurna untuk situasi apa pun. Untuk mempermudah proses ini, kami sarankan untuk membuat daftar yang mencakup:

  • Nama karyawan
  • Keterampilan yang relevan
  • Sertifikasi
  • Status penuh atau paruh waktu
  • Pembatasan lembur
  • Tipe kepribadian (mis., ramah, tertutup, dll.)
  • Catatan lain yang mungkin berguna bagi Anda (misalnya, efisien, dapat menangani banyak orang, teliti, dll.)

Dengan begitu, ketika Anda mencoba menyusun jadwal, Anda dapat merujuk ke daftar Anda untuk menemukan karyawan yang tepat untuk mengisi lubang di shift yang bagus daripada mencoba mengandalkan ingatan Anda.

Kemudian, saat Anda mempelajari lebih lanjut tentang karyawan Anda, tambahkan ke daftar sehingga Anda mendapatkan gambaran lengkap dari setiap anggota tim. Bahkan daftar dasar sifat dan keterampilan karyawan Anda dapat membuat langkah berikutnya jauh lebih mudah.

Bangun Pergeseran di Sekitar Karyawan Terbaik Anda

Kita semua tahu siapa karyawan terbaik kita. Jika belum, saatnya membuat daftar seperti yang kami sebutkan di atas. Pertimbangkan sifat-sifat seperti efisiensi, kepribadian, pengalaman, dan seberapa baik mereka bekerja dengan orang lain. Setelah Anda memiliki daftar Anda, buatlah shift di sekitar karyawan yang paling cocok untuk waktu itu.

Ini melayani dua tujuan:

Pertama, memastikan bahwa karyawan yang paling cocok untuk setiap shift bekerja kemudian. Jadi, misalnya, karyawan yang paling efisien bekerja saat jam sibuk (makan siang) sedangkan karyawan yang lebih ramah bekerja saat pelanggan cenderung berlama-lama (makan malam).

Itu tidak berarti bahwa Anda tidak menginginkan kemiripan efisiensi dan kepribadian pada setiap shift, tetapi seorang karyawan yang lebih mungkin untuk berdiri dan mengobrol dengan pelanggan selama lima menit mungkin bukan pilihan pertama untuk tengah hari. bergegas.

Tujuan kedua yang dilayani dengan membangun shift di sekitar karyawan terbaik Anda adalah bahwa Anda tahu bahwa Anda memiliki inti pengalaman yang dapat diandalkan oleh karyawan lain.

Seorang karyawan yang berpengalaman dapat dengan cepat meningkatkan kualitas shift karena karyawan lain yang kurang berpengalaman memperhatikan, belajar, dan naik ke standar yang lebih tinggi.

Hal ini berlaku untuk karyawan baru yang masih dalam pelatihan, serta karyawan baru yang telah berhasil melalui pelatihan tetapi masih mempelajari dasar-dasarnya. Menggabungkan beberapa karyawan terbaik Anda dengan beberapa karyawan baru Anda adalah cara yang bagus untuk menciptakan stabilitas di semua shift.

Tetapkan Metode Komunikasi Seluruh Tim

Komunikasi penting untuk bisnis apa pun. Tetapi di industri restoran dan ritel, ini bisa berarti perbedaan antara memiliki cukup karyawan untuk bekerja pada shift dan kekurangan staf. Menetapkan metode komunikasi seluruh tim memudahkan Anda dan karyawan Anda untuk mengetahui secara pasti di mana mencari jadwal kerja Anda.

Tidak ada lagi pencarian melalui email, pesan instan, dan aplikasi SMS untuk menemukan jadwal kerja terbaru atau permintaan waktu istirahat yang Anda butuhkan. Semua orang menggunakan alat yang sama sehingga semua orang berada di halaman yang sama.

Jika Anda belum melakukannya, segera siapkan metode komunikasi seluruh tim ini. Dengan kebanyakan orang menggunakan ponsel cerdas akhir-akhir ini, taruhan terbaik Anda adalah memilih metode yang memanfaatkan teknologi omni-present ini. Mengirim pesan teks adalah salah satu metode tersebut. Pesan instan adalah hal lain.

10 Cara Untuk Meningkatkan Keterampilan Manajemen Waktu Anda

10 Cara Untuk Meningkatkan Keterampilan Manajemen Waktu Anda – Penguasaan keterampilan manajemen waktu memungkinkan seorang profesional untuk menyelesaikan tanggung jawab sehari-hari mereka dengan cepat dan efektif.

10 Cara Untuk Meningkatkan Keterampilan Manajemen Waktu Anda

time-management-guide.com – Jika Anda seorang profesional yang menganggap manajemen waktu menantang, akan sangat membantu untuk mengetahui berbagai teknik yang dapat Anda gunakan untuk mengembangkan keterampilan manajemen waktu. Dalam artikel ini, kami membahas 10 cara untuk mengatur waktu Anda lebih efektif.

Baca Juga : 5 Tips Manajemen Waktu yang Akan Mengubah Hidup Anda

Mengapa keterampilan manajemen waktu penting?

Keterampilan manajemen waktu adalah seperangkat keterampilan yang membantu Anda mengelola waktu yang Anda habiskan selama hari kerja dan memastikan bahwa itu digunakan seefektif mungkin. Beberapa keterampilan manajemen waktu yang penting meliputi:

Prioritas

Ini adalah tindakan menetapkan tingkat kepentingan untuk tugas-tugas yang berbeda dan memastikan bahwa tugas-tugas yang lebih penting diselesaikan sebelum tugas-tugas yang kurang penting. Memprioritaskan tugas Anda secara efektif mengharuskan Anda memiliki pemahaman yang kuat tentang berapa lama setiap pekerjaan yang Anda miliki akan membawa Anda untuk menyelesaikannya. Menjadi terampil dalam memprioritaskan tanggung jawab Anda juga akan memungkinkan Anda untuk menyelesaikan tugas-tugas penting Anda dengan lebih efisien.

Perencanaan

Mampu menganalisis tugas atau serangkaian tugas dan mengembangkan jadwal untuk penyelesaiannya sangat penting. Manajemen waktu yang efektif mengharuskan Anda memiliki keterampilan perencanaan yang kuat untuk memastikan Anda dapat mengembangkan dan menerapkan pemahaman yang terorganisir tentang tanggung jawab Anda saat menyusun jadwal tugas Anda.

Manajemen stres

Kemampuan untuk mengenali tingkat stres pribadi Anda dan membuat akomodasi dalam pekerjaan Anda dapat menjaga tingkat stres Anda tetap rendah. Menghargai diri sendiri, mendelegasikan tugas Anda dan mengambil istirahat bila diperlukan memungkinkan Anda untuk tetap fokus dan termotivasi saat Anda menyelesaikan setiap tugas harian sesuai jadwal Anda. Memahami tingkat stres Anda juga akan membantu Anda menggunakan waktu istirahat secara efektif di siang hari dan mengetahui kapan harus menolak tugas yang membuat Anda kewalahan.

Baca Juga : Bahaya Kerja Berlebihan Selama Pandemi

Penetapan tujuan

Menetapkan tujuan yang ditentukan untuk diri Anda sendiri selama pekerjaan Anda, seperti menyelesaikan tugas tertentu atau segmen pekerjaan, adalah bagian penting dari manajemen waktu. Menetapkan serangkaian tujuan yang realistis dan serangkaian tujuan yang optimal memungkinkan Anda merasakan setiap pencapaian sepanjang hari sebagai sumber motivasi dan dorongan. Penetapan tujuan dapat bekerja bersama-sama dengan manajemen stres untuk membantu Anda meningkatkan efisiensi setiap jam dan setiap hari.

Komunikasi

Keterampilan ini mewakili kemampuan Anda untuk mengekspresikan tujuan, rencana, dan kebutuhan Anda dalam bentuk lisan dan tertulis. Keterampilan komunikasi yang berkembang dengan baik memungkinkan Anda mengembangkan jadwal dan rencana yang efisien. Ini juga membantu Anda dalam menyelesaikan tugas Anda secara lebih efektif melalui delegasi dan kerja tim.

Bagaimana meningkatkan keterampilan manajemen waktu

Cobalah beberapa dari 10 teknik ini untuk meningkatkan manajemen waktu:

  • Mulai tugas Anda lebih awal.
  • Tetapkan batasan untuk apa yang akan Anda katakan ya.
  • Beri diri Anda istirahat.
  • Prioritaskan tugas Anda.
  • Jadwalkan tugas dan tenggat waktu Anda.
  • Atur tempat kerja Anda.
  • Pelajari pola produktivitas Anda.
  • Gunakan teknologi untuk membantu Anda tetap bertanggung jawab.
  • Fokus pada satu tugas pada satu waktu.
  • Perkuat kebiasaan baik Anda.

1. Mulai tugas Anda lebih awal

Jika Anda memiliki kesempatan, memulai tugas sebelum Anda dijadwalkan untuk mulai mengerjakannya dapat membantu Anda mengatasi tahap persiapan awal tugas. Ini memungkinkan Anda untuk mulai mengembangkan strategi Anda terlebih dahulu, yang juga dapat membantu mengatasi penundaan.

2. Tetapkan batasan untuk apa yang akan Anda katakan ya untuk

Banyak orang akan menerima tanggung jawab sebanyak yang diminta orang lain untuk memberi kesan positif dan menunjukkan dedikasi mereka pada pekerjaan mereka. Namun, mengambil terlalu banyak tanggung jawab dapat membuat pengembangan jadwal yang mengakomodasi semua tugas Anda menjadi sangat menantang. Menetapkan batasan untuk berapa banyak pekerjaan aktif yang ingin Anda terima dari orang lain dapat membantu Anda menghindari tanggung jawab yang terlalu banyak.

3. Beri diri Anda istirahat

Mendedikasikan waktu di hari Anda untuk pemutusan singkat dari pekerjaan Anda akan memungkinkan Anda untuk dekompresi dan kembali ke tugas aktif Anda dengan perspektif baru. Belajar kapan harus mengambil istirahat khusus sepanjang hari Anda juga akan membantu Anda mengembangkan kebiasaan manajemen stres yang efektif.

4. Prioritaskan tugas Anda

Tentukan seberapa penting setiap tugas Anda satu sama lain. Menetapkan prioritas untuk tugas-tugas tertentu dapat membantu Anda memfokuskan upaya Anda pada hal-hal yang paling membutuhkan waktu Anda. Berlatih memprioritaskan tugas memungkinkan Anda memahami cara menyusun jadwal dengan lebih baik dan mengidentifikasi tugas mana yang layak didelegasikan.

5. Jadwalkan tugas Anda dan tenggat waktunya

Luangkan waktu untuk menyusun jadwal terperinci untuk setiap tugas aktif Anda dan tetapkan tenggat waktu yang tegas untuk itu. Melakukan hal ini dapat membantu Anda memvisualisasikan tugas mana yang membutuhkan lebih banyak usaha dan dapat membantu Anda lebih memahami kecepatan di mana Anda mampu menyelesaikan pekerjaan Anda. Biasakan untuk selalu memperbarui jadwal Anda, karena jadwal yang komprehensif dapat berfungsi sebagai dasar untuk membantu Anda mengembangkan keterampilan perencanaan dan penentuan prioritas.

6. Atur ruang kerja Anda

Ruang kerja yang terorganisir dapat membantu Anda menghemat waktu dalam sehari dengan mencegah Anda dari keharusan mencari materi yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Selain itu, mengembangkan keterampilan organisasi akan membantu Anda memperkuat kemampuan perencanaan Anda. Tidak perlu khawatir menemukan dokumen atau materi tugas tertentu akan membantu mengurangi stres sehari-hari.

7. Pelajari pola produktivitas Anda

Setiap orang memiliki pola yang berbeda tentang seberapa produktif mereka sepanjang hari. Beberapa orang jauh lebih efisien pada jam-jam awal hari, sedangkan yang lain mungkin tidak mencapai puncak produktivitas mereka sampai setelah makan siang.

Mengidentifikasi jam berapa dalam sehari yang paling produktif bagi Anda dapat membantu Anda menggunakan setiap bagian hari dengan lebih efektif. Dengan menjadwalkan tugas yang lebih cepat atau lebih mudah selama waktu yang kurang produktif, Anda memastikan bahwa produktivitas puncak Anda dikhususkan untuk tugas yang lebih lama dan berprioritas lebih tinggi.

8. Gunakan teknologi untuk membantu Anda tetap akuntabel

Pelacakan waktu dan perangkat lunak manajemen harian menjadi lebih umum diintegrasikan ke tempat kerja setiap tahun. Perangkat lunak pelacakan waktu memungkinkan Anda menghitung waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas individu, dan perangkat lunak manajemen harian mengintegrasikan hasil pelacakan waktu ke dalam jadwal Anda. Bersama-sama, alat-alat ini akan memungkinkan Anda untuk membuat jadwal yang lebih realistis dan akurat dan dapat membantu Anda memahami diri sendiri sebelum menjadi terganggu atau menunda-nunda terlalu lama.

9. Fokus pada satu tugas pada satu waktu

Multitasking mungkin tampak seperti strategi yang efektif untuk menyelesaikan banyak tugas dengan lebih cepat. Namun, mereka yang fokus menyelesaikan dua tugas satu per satu biasanya menyelesaikan setiap tugas lebih cepat dan dengan kualitas lebih baik daripada mereka yang melakukan banyak tugas. Menghabiskan waktu Anda untuk fokus menyelesaikan satu tugas pada satu waktu juga akan membantu Anda mengurangi potensi gangguan.

10. Perkuat kebiasaan baik Anda

Ketika Anda menyelesaikan tugas atau Anda menyadari bahwa Anda telah membuat perbedaan dalam produktivitas Anda dengan mengembangkan keterampilan manajemen waktu Anda menggunakan beberapa teknik ini, Anda mungkin ingin memperkuat kesuksesan Anda dengan hadiah kecil. Menemukan hadiah yang menyenangkan untuk diri sendiri yang tidak mengurangi produktivitas harian Anda dapat mengurangi stres dan memotivasi Anda untuk terus mengembangkan keterampilan manajemen waktu Anda.